BtoBの受発注業務は、いまだアナログ対応を主流とする企業が多く、運用コストや管理面などで多くの課題を抱えています。受発注システムを導入して受発注業務をデジタル化することで、BtoBの業務全体を効率化することが可能です。デジタル化・AI導入補助金2026を申請できる今なら、補助金を活用して低コストで受発注システムの導入を実現することができます。この記事では、BtoBの受発注業務における課題と受発注システムや補助金制度の概要、補助金を活用した受発注システム構築による効果についてご紹介します。

◎BtoBの受発注業務における課題

労働人口の減少や物価上昇など、ビジネス環境の変化が著しい現代において、企業には業務効率化が強く求められています。BtoBビジネスを展開する企業にとっても、業務効率化によって生産性や品質をいかに高めるかが、事業の継続・成長を左右する重要なポイントといえるでしょう。

なかでも、BtoB業務の効率化を進めるうえで大きな課題となるのが受発注業務です。BtoBの受発注業務は、在庫確認や納期調整、伝票作成、請求・入金管理など、複数の工程が複雑に絡んでいます。電話やFAX、手作業といったアナログな対応がいまだに多く残っている点も、BtoBの受発注業務における大きな課題です。アナログ対応は多くの人手と時間を要し、運用コストが増加する大きな要因となります。アナログ対応を続けていると、入力ミスや情報伝達漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも高くなります。

BtoBの受発注業務では、取引先に応じて価格設定や配送条件などを個別に調整する必要があるケースが多くあります。そのため、業務がより煩雑になりやすいほか、属人化に陥りやすい点も大きな課題のひとつです。特定の担当者に依存した状態では、組織としての安定した業務運用や情報共有の妨げになってしまいます。BtoBの取引は、BtoCと比較して取引金額が大きく、企業間の信頼関係も重要視されるのが特徴です。ヒューマンエラーの発生や属人化が進むと、業務が停滞するだけでなく、企業の信頼性低下や損失といったリスクにもつながりかねません。人手に依存した運用では対応できる受注件数にも限界があるため、人手不足を理由に受注件数を制限せざるを得ず、ビジネス機会を取りこぼしてしまうケースもあります。

◎BtoB向け受発注システムの主な機能

受発注業務を自動化することで、さまざまな課題を解決して業務効率化を実現できます。BtoBの受発注業務を自動化するためには、BtoB向けの受発注システムを導入することが有効です。受発注システムは、受発注に関わる一連の業務プロセスをデジタル化し、オンライン上で一元管理できるようにするシステムです。受発注システムを導入することで、取引先からの注文受付や見積作成をはじめとする一連の業務をシステム上で行えるようになり、オンラインで受発注業務を完結できます。

受発注システムは、出荷管理や在庫管理といった機能も備えているため、受発注データをもとに納期に応じた出荷指示や納品書の発行も自動で行うことができ、出荷までのリードタイム短縮や業務の標準化にもつながります。請求管理機能によって取引先への請求書発行や入金管理も自動化できるほか、受発注に関する情報を関係者へメール通知する機能などもあります。受発注システムの種類によっては、既存の会計システムや物流システムなどの外部システムとの連携機能や、取引データの分析・レポート作成機能を備えているものもあります。

受発注システムの導入によって、一連の受発注業務におけるアナログ処理をデジタル化し、業務の大幅な効率化を実現することが可能です。さまざまな機能が充実している受発注システムは、BtoBの業務効率化に直結する効果的なツールとして近年注目を集めており、幅広い業種で導入が進んでいます。

◎補助金を活用してBtoB受発注システム導入を実現

現在、国の補助金制度であるデジタル化・AI導入補助金2026の申請受付が行われています。デジタル化・AI導入補助金を活用することで、BtoB向けの受発注システムを低コストで導入できます。デジタル化・AI導入補助金とは、中小企業や小規模事業者等を対象に、業務効率化やDXの推進を目的としたITツール導入を国が支援する補助金制度です。2025年度まで実施されていたIT導入補助金から名称が変更され、2026年度はAI活用や業務の省力化といった取り組みをより重視した補助金制度へと発展しています。

要件を満たす事業者であれば補助金の申請が可能で、採択されれば受発注システムをはじめとするITツールの導入に補助金を活用できます。受発注システムを導入する場合は、5種類ある補助金申請枠のうちインボイス枠での申請が中心となり、最大350万円の補助金を受給することが可能です。補助金の対象には、保守・サポート費用やハードウェア購入費用、セキュリティ対策費用なども含まれるため、補助金を活用するメリットがおおいにあります。補助金を申請する際は、補助金事務局に認定されたITツールおよびIT導入支援事業者の中から、補助金を活用して導入するシステムや事業者を選定する必要があります。また、旧制度であるIT導入補助金からの変更点をよく理解したうえで、採択のポイントをおさえて補助金申請を行うことも重要です。

デジタル化・AI導入補助金2026では、旧制度と比較してAI活用や業務の省力化への貢献度がより重視され、補助金の採択可否を左右する重要な評価基準になっています。旧制度で補助金を受給したことがある場合でも、条件を満たせば補助金の再申請が可能ですが、旧制度と比べて再申請時の要件がより厳しくなっており、賃上げ要件や要件未達の場合のペナルティが厳格化されています。ペナルティに該当すると、補助金の全額または一部を返還しなければならないため、実効性の高い事業計画にもとづき、より業務改善効果の高いシステム導入を計画する必要があります。

補助金申請は専門的な内容が多く、手続きも複雑です。補助金の採択率を高めるためには、補助金制度に精通し、補助金を活用した構築実績が豊富なIT導入支援事業者を選定することも重要です。補助金を活用すれば、コストをおさえて受発注システムを導入できるだけでなく、導入後の運用や保守の心配をせずに安心して業務効率化を進めることができます。

◎補助金を活用したBtoB受発注システム導入による効果

受発注システムを導入するなら、デジタル化・AI導入補助金2026の申請ができる今が絶好の機会です。補助金を活用して受発注システムを導入することで業務効率化につながるさまざまな効果が得られます。

○受発注作業の自動化によるコスト削減

補助金を活用して受発注システムを導入することで、電話やFAXなどのアナログ処理をデジタル化できます。業務負担を大幅に軽減できるため、人員や作業時間といったコスト削減におおいに役立ちます。削減した人員をほかの業務や成長分野に配置することで、より効果的な人材活用も可能です。ペーパーレス化を推進でき、書類管理の手間や保管スペースの削減、オフィススペースの有効活用にもつながるでしょう。会計システムや物流システムなどの外部システムとも連携できるため、受発注業務のみならずBtoB業務全体の効率化も期待できます。システム連携によって入力作業を自動化できれば、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラー防止にもつながります。システム連携の設定などはIT知識がないと難しく感じるケースもありますが、補助金を活用すればIT導入支援事業者のサポートを受けながら安心して進められます。

○取引先ごとの最適化による業務品質向上

補助金を活用して受発注システムを導入することで、取引先に応じた個別の対応内容を最適化してシステムに反映させることができるため、属人化を解消し業務品質を向上させる効果も期待できます。受発注システムでは取引先ごとに表示する商品や、価格、決済方法などを個別に設定し、条件に応じて自動的に出し分けることが可能です。これまで担当者の経験や記憶頼みになっていた情報や手順をシステム化することで、属人化の解消につながります。取引先ごとの個別調整をシステム化することで、アナログ対応では防ぎきれなかった数量や金額などの入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを削減でき業務品質を向上させることができます。特定の担当者に依存しない運用体制を構築できるため、担当者が急遽不在となった場合でも業務が滞ることなく、安定的かつ高品質な運用が可能になります。

○利便性向上による受注機会の拡大

補助金を活用して受発注システムを導入することにより、取引先の利便性も大きく向上します。受発注システムを導入した場合は、自社だけでなく取引先にもシステムを使用して受注手続きを行ってもらうことになります。システム上で一連の手続きを完結できるため、取引先側も営業日や営業時間の制約を受けずにいつでも発注が可能です。発注を行いたいタイミングを逃さずに受注につなげられるようになるため、結果として受注機会が増加し売上向上も期待できます。また、受発注システムにて在庫や納期を取引先自身が確認できるようになるため、問い合わせをする手間が省け、スムーズに取引を進められます。自社にとっても、取引先からの問い合わせが減ることで業務負担や対応コストを削減できるため、さらなる業務効率化につながるでしょう。

○データ活用による在庫・生産管理の精度向上

受発注システムを導入することで、受発注データを集約して一元管理し、リアルタイムで把握できるようになるため、生産管理や出荷指示をデータにもとづいてスムーズに行えるようになります。そのため、アナログ処理で発生しがちな入れ違いによる在庫不足や過剰在庫といった状況が発生するリスクを低減でき、在庫管理や生産管理の精度を向上させる効果もあるのです。取引情報や売上状況などのデータの集計や分析がしやすくなることも、大きなメリットのひとつといえるでしょう。補助金を活用して受発注システムを導入し、データを活用して取引先のニーズや発注傾向などを分析・把握できれば、実態に即した需要予測や在庫の最適化による業務効率化や取引先との関係強化、効果的な営業戦略の策定や迅速な経営判断などにも役立てることが可能です。

◎BtoB受発注業務の効率化なら「受発注プラス」

受発注システムを導入することで、コスト削減やデータ活用、業務品質の向上などさまざまな効果を得ながらBtoB業務の効率化を実現できます。デジタル化・AI導入補助金を活用すれば、初期費用をおさえて低コストで受発注システムを導入できるため、受発注システムの導入を検討している企業にとっては絶好の機会といえるでしょう。

当社は、デジタル化・AI導入補助金2026におけるIT導入支援事業者として認定されている制作会社です。これまで旧制度であるIT導入補助金の制度にも参画しており、補助金を活用したシステム構築の実績やノウハウが豊富で、2025年度の補助金採択率は95%以上の高さを誇ります。補助金の複雑な申請手続きも当社専門スタッフが対応するため、安心して補助金を活用したシステム導入をお任せいただけます。

当社では、BtoB向けのWEB受発注システム「受発注プラス」を提供しており、デジタル化・AI導入補助金2026の対象となるITツールとして認定されています。受発注プラスなら、補助金を活用してBtoB受発注業務の効率化に特化した使いやすいシステムを構築可能です。受発注プラスは標準機能が充実していることはもちろん、柔軟なカスタマイズが可能な点が大きな特徴です。業種や取引形態に応じて必要な機能を最適化できるため、業務フローにあわせた使いやすいシステムを構築できます。運用後の機能追加も可能なほか、既存システムとの連携や多様な決済手段にも対応しており、受発注業務を中心としたBtoBの業務全体を大幅に効率化できます。補助金制度を活用すれば、受発注プラスの導入に最大350万円の補助金が受けられるため、コストをおさえて高機能な受発注システムを構築可能です。

受発注プラスの導入は、補助金が活用できる今が絶好の機会です。当社の強みである対面でのコミュニケーションを重視した丁寧なヒアリングと高い技術力、運用後の手厚いアフターフォローで、補助金申請から受発注プラスの導入・運用までをトータルでサポートいたします。補助金を活用して受発注システムを導入し、BtoBの業務効率化を実現しましょう。

◎まとめ

BtoB向けの受発注システムを導入することで、業務負担の軽減やコスト削減、業務品質の向上、データ活用など多くの効果が期待でき、業務全体の効率化につながります。デジタル化・AI導入補助金2026を活用することで、受発注システムを低コストかつ安心して導入できます。受発注システムの導入は、補助金を活用できる今が絶好の機会です。補助金を有効活用して自社に最適な受発注システムを構築し、業務効率化を実現しましょう。補助金を活用した受発注システム構築のご相談は、当社までお気軽にお問い合わせください。