企業を取り巻く環境変化が著しい昨今、ビジネス発展には業務効率化が不可欠です。なかでもBtoBの受発注業務は、いまだアナログ処理を主流とする企業が多く、業務効率化を阻む大きな要因のひとつです。受発注業務の効率化には、受発注システムの導入が効果的です。受発注システムの構築は、IT導入補助金2025を活用できる今がチャンスです。この記事では、BtoB業務効率化を実現する受発注システムの特徴と、IT導入補助金2025の概要、IT導入補助金を活用した受発注システム構築のポイントをご紹介します。

◎BtoBの受発注業務が抱える課題

労働人口減少や物価上昇など企業を取り巻く環境が著しく変化する昨今、企業が生き抜くためには、業務効率化による生産性と品質の追求が不可欠です。BtoB取引を行う企業においても、業務効率化は喫緊の課題となっています。 BtoB取引は、BtoC取引と比較して取引額が大きく、担当者以外にも上司など複数人が意思決定に関わります。また、契約に至るまでの検討期間が長期化しやすく、コストや品質がより合理的な視点で評価されます。こういった特徴から、BtoB取引は取引開始までに一定の期間やコストを要するため、1度契約が成立すれば長期的な取引も期待できます。そのため、BtoBビジネスの継続と発展には、業務効率化によって高い生産性と品質を両立する企業努力と、取引先の多様なニーズに応える信頼関係の構築が重要なのです。

BtoB業務効率化のなかでも、多くの企業で課題となるのが受発注業務です。受発注業務は、取引先とのやり取りや在庫確認、納期調整、伝票作成、請求入金管理など複数の工程が発生する複雑な業務です。取引先ごとに異なる価格設定や配送対応などの個別調整が必要で、依然として電話やFAX、手作業といったアナログな方法で受発注業務を行う企業が多くあります。アナログ処理は人手や時間がかかり運用コストがかさむ要因となるほか、入力ミスや情報伝達漏れなどのヒューマンエラーを引き起こすリスクが高まります。こういったエラーが発生すると、業務効率化の妨げとなることはもちろん、企業の信頼性を損なう重大な問題につながりかねません。

さらに、BtoBの受発注業務には社内の情報共有やデータ活用の観点からも課題があります。取引先情報や個別対応の内容を部門単位、あるいは担当者個人が独自に管理しているケースも多く、情報連携不足や属人化による非効率を招いています。受発注業務が抱える課題を解決できれば、BtoB業務全体の大幅な効率化が実現できます。そのためには、受発注業務のデジタル化が不可欠であり、受発注システムの導入が有効な手段となります。

◎受発注システムがBtoB業務効率化のカギ

受発注システムは、BtoB取引における一連の受発注業務をデジタル化するシステムです。導入によってオンラインで受発注業務を完結できるようになるため、業務全体の効率化を実現し、大きなビジネス効果をもたらします。導入による最大のメリットが、業務負担の軽減です。これまで手作業で行っていた処理を自動化できるため、担当者の負担を大幅に軽減し、人的コストを削減できます。人手不足を理由に受発注件数を制限する必要もなくなり、ビジネス機会の損失も防ぐことができます。また、手作業が減ることでヒューマンエラーを防止できるため、受発注作業の品質向上や企業の信頼性強化にもつながります。会計システムなど既存の外部システムと連携すれば、複数システムへの重複入力をなくし、BtoB業務全体をより効率化できるのです。

取引情報の一元管理が可能になることも、メリットのひとつです。データとして共有・蓄積することで属人化を防ぎ、担当者の不在時や異動時もスムーズに対応できます。こういった社内の情報連携強化や業務の安定化は、人材の有効活用にもつながります。さらに、取引データのリアルタイムでの把握や分析によって、営業活動の改善や経営課題の抽出・解決をスピーディーに行うことも可能になるのです。受発注システムの導入は、取引先側にもメリットがあります。オンライン上でいつでもどこからでも対応できるようになるため、営業日や営業時間に縛られずに取引可能になります。利便性向上によって取引先の満足度が高まり、新たな商圏拡大も見込めるでしょう。

受発注システムの導入には、業務負担軽減や作業品質向上、データ活用、取引先の利便性向上といった多くのメリットがあり、結果として売上向上にも効果を発揮します。一方で、導入コストや導入の進め方に不安を感じる企業も多いでしょう。今なら、受発注システムの構築にIT導入補助金2025が利用できます。IT導入補助金を活用することで、低コストかつ安心して受発注システムを導入できます。

◎IT導入補助金2025の概要

IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者等の労働生産性向上を目的としたITツールの導入を支援する制度です。所定の要件を満たせばIT導入補助金を受け取ることができ、新たにシステムを導入して業務を効率化したい、セキュリティを強化したいなどといった企業の経営課題をITの力で解決するのに役立ちます。IT導入補助金は2018年度から実施されており、2025年度もIT導入補助金2025が利用できます。

IT導入補助金の交付を受けるには、いくつか条件があります。まず、IT導入補助金の制度で認定されたITツールから導入したいシステムやサービスを選定することです。そして、ITツールの導入は、同じくIT導入補助金の制度で認定されたIT導入支援事業者に依頼しなければならないのと、企業自身がIT導入補助金事務局へIT導入補助金の申請手続きを行い、採択を受ける必要があります。

IT導入補助金2025では、通常枠・インボイス枠・セキュリティ対策推進枠・複数社連携IT導入枠の大きく分けて4つの申請枠があります。このうちIT導入補助金2025のインボイス枠は、インボイス制度に対応した受発注システムや会計システム、決済システム、関連するハードウェアの導入支援にIT導入補助金を利用できます。受発注システムを構築するなら、IT導入補助金が活用できる今が絶好の機会です。なお、IT導入補助金は、申請期限が近付くと採択率が下がる傾向にあるため、早めの対応がおすすめです。IT導入補助金2025が利用できるこの機会に、IT導入補助金を活用して受発注システムを構築し、BtoB業務の効率化を実現しましょう。

◎IT導入補助金を活用した受発注システム構築のポイント

IT導入補助金2025の申請ができる今なら、受発注システムを低コストで構築できます。IT導入補助金を活用して業務効率化に効果的な受発注システムを構築するためにはいくつかのポイントがあります。

○既存の業務フローに合わせた構築

IT導入補助金を活用して受発注システムを構築するためには、IT導入補助金の対象となるITツールからシステムを選択する必要があります。その際は、既存の業務フローに沿った設計・構築ができるシステムを選びましょう。業務フローを無視して「システムありき」で構築を行うと、現場の混乱を招き、導入の効果が十分に発揮されません。たとえば、システム操作の流れや入力形態が現場の実務と合わずに入力ミスや登録漏れが発生するなど、かえって担当者の業務負担が増えてしまう場合があります。IT導入補助金を活用して既存の業務フローに合わせた受発注システムを構築するためには、業務フローを整理し、システム化範囲を明確に定めることが大切です。受発注担当者へのヒアリングを丁寧に行い、細かな業務内容の確認やすり合わせも必要です。業務フローをよく把握して現場にフィットする受発注システムを構築できれば、導入や運用もスムーズにすすみ、IT導入補助金を活用したIT投資効果を最大化できます。

○自社に必要な機能を最適化

IT導入補助金を活用した受発注システム構築のポイントとして、標準機能の充実はもちろん、自社に必要な機能を過不足なく取り入れることが重要です。業種や取引形態によって受発注システムに求められる機能は異なります。たとえば、製造業や商社など海外取引が多い業種では、多言語対応や海外配送に対応した機能が必要です。また、卸売業など数多くの取引先を抱え価格調整や流通管理が複雑な業種では、個別対応機能や拠点間でのデータ共有機能の充実が求められます。自社に必要な機能を最適化することで、IT導入補助金を活用して業務効率化とビジネス発展を実現する受発注システムを構築でき、同時に不要な機能にかかるコストも削減できます。IT導入補助金を活用して受発注システムを構築する際は、柔軟にカスタマイズでき、自社に最適化できるシステムを選びましょう。さらに、豊富な決済手段への対応や、自社の既存の会計システムなど外部システムとの連携しやすさも、IT導入補助金を活用した受発注システム構築の大切なポイントです。

○使いやすく安全なシステム

IT導入補助金を活用して構築した受発注システムは、取引先にも利用してもらいます。新しいシステムが導入されると、慣れるまでは誰しも戸惑いを感じるものです。自社や取引先の担当者のなかには、システムに対して苦手意識や抵抗がある人もいるかもしれません。そのため、スムーズな導入と現場での定着・活用のためには、使いやすくわかりやすい設計が重要です。直感的に操作できるレイアウトや、誰でも迷わず使えるメニュー構成など、ユーザー視点でのシステムづくりを意識しましょう。また、事前の周知や操作教育を丁寧に行うことも不可欠です。わかりやすいマニュアルやデモンストレーション動画を用意しておくと役立ちます。IT導入補助金を活用して受発注システムを構築する際は、こういった導入前後のサポート体制が整っているかも確認しましょう。自社と取引先で共用する受発注システムは、セキュリティ面の安全性も重要です。不正アクセスや情報漏洩などのリスクを防ぐため、必要なセキュリティ対策がとられているかも確認しましょう。

○IT導入補助金の取扱いに慣れた事業者選び

IT導入補助金を活用して効果的な受発注システムを構築するためには、事業者選びがきわめて重要です。IT導入補助金を活用したシステム構築の実績やIT導入補助金の採択率を確認し、経験が豊富で採択率の高いIT導入支援事業者を選びましょう。IT導入補助金の申請は手続きが複雑で、書類の不備や要件の誤りがあると不採択となる場合もあります。申請内容の正確さがIT導入補助金の採択可否を左右するため、複雑なIT導入補助金の申請業務を丁寧にサポートしてくれる事業者かどうかを見極めることが大切です。また、IT導入補助金を活用した受発注システム構築の成功には、事業者と二人三脚で対応していく姿勢が欠かせません。自社の業務フローを的確に把握したうえで最適な機能を提案するなど、親身に対応してくれるIT導入支援事業者を選ぶことで、IT導入補助金の申請やIT導入補助金を活用した受発注システム構築を安心して任せられます。

◎IT導入補助金を活用した受発注システム構築なら「受発注プラス」

IT導入補助金を活用してBtoB業務効率化に効果的な受発注システムを構築するには、IT導入補助金の対象となるITツールとIT導入支援事業者をよく比較・検討して選ぶことが重要です。

私たちの「受発注プラス」なら、IT導入補助金を活用してBtoB受発注業務の効率化に特化した受発注システムを構築できます。標準機能の充実はもちろん、丁寧なヒアリングと親身な対応で、業務フローに沿った使いやすい受発注システム構築を実現します。柔軟なカスタマイズが可能なため、業種や取引形態に応じて必要な機能を最適化できるほか、運用後の機能追加にも対応可能です。既存システムとの連携や多様な決済機能を備え、BtoB業務効率の大幅な向上をサポートします。国内外への商圏拡大やモール形式のシステム構築にも対応できるため、IT導入補助金を利用して将来の事業拡大を見据えた受発注システム構築が可能です。

当社はIT導入補助金を活用した構築実績が多く、採択率が高いことも特徴で、2024年度のIT導入補助金の当社採択率は95%以上を誇ります。IT導入補助金の複雑な申請手続きもすべてお任せいただけるほか、クラウド対応やセキュリティ強化も万全で、IT導入補助金を活用した受発注システムの導入から運用までをトータルでサポートいたします。
IT導入補助金2025を活用して自社に最適な受発注システムを構築し、BtoB業務の効率化を実現しましょう。

◎まとめ

受発注システムの導入には、業務負担軽減や作業品質向上、データ活用、取引先の利便性向上などの多くのメリットがあり、BtoB業務効率化に大きく貢献します。IT導入補助金2025の申請ができる今なら、IT導入補助金を活用して低コストかつ安心して受発注システムを構築できます。IT導入補助金を活用した受発注システム構築にご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。