業務のデジタル化が進んでいる近年では、BtoBにおけるWEB受発注システムの導入が増えています。アナログな受発注業務は、誤操作などのミスや人件費がかかるなどさまざまな問題を抱えているため、作業の効率化やコストダウンを図りたい企業や担当者も少なくありありません。この記事では、WEB受発注システムを活用して受発注情報を管理することで、業務がどのように効率化されるのか、導入によって得られるメリットについてご紹介します。

◎WEB受発注システムにおける受発注情報の管理

WEB受発注システムとは、企業間（BtoB）の受発注業務をオンライン上で管理・効率化するためのシステムのことを指します。従来のアナログな受発注業務では、電話やFAX、メール、書面などでやり取りを行っていたため、取引件数が増えるほど、ミスや確認もれが起こりやすくなっていました。受発注業務では、取引先ごとに異なる商品の種類や価格などの情報管理をする必要がありますが、アナログ管理では手書きや手入力で注文書をつくり、FAXやメールで送受信しています。取引先からの問い合わせも電話やメールが中心となるため、在庫の確認や個数の変更、入荷予定の確認、キャンセル対応など、細かい作業が多く発生していました。アナログな受発注情報の管理では、情報が一元化されていないため、ひとつの取引先からの問い合わせ対応だけでも手間がかかってしまいます。さらに、出荷準備や商品の発送時には、取引先だけでなく、外部の委託業者とのやり取りが必要になることもあり、業務はさらに複雑になるでしょう。

このようにアナログな受発注管理の課題は、納品まで時間がかかることや、複数の取引先との集計が複雑になることがあげられます。そこで、WEB受発注システムを導入することで、BtoBの受発注業務をすべてシステム上で行うことが可能になります。取引先からの注文や仕入れ先とのやり取り、在庫状況の確認といった受発注情報管理がスムーズになることから、BtoBで事業を行う企業ではWEB受発注システムの導入が進んでいます。

WEB受発注システムによる受発注情報の管理では、発注側の企業がシステム上で見積依頼や、商品に関する問い合わせを行えることも魅力のひとつです。これに対して、受注側も同じくWEB受発注システム上で、見積もりの提示や問い合わせへの回答を行います。やり取りが進み、購入の合意が得られれば、発注側はそのままシステム上で注文を行い、受注側は注文内容をすぐに確認できます。従来のBtoB受発注業務では、取引先ごとの対応方法や書類のフォーマットが統一されていないため、情報管理が手間のかかる作業になりがちでした。しかし、WEB受発注システムを活用すれば、注文内容の確認はもちろん、出荷対応、請求書の作成や送付まで、すべてをひとつのシステム内で完結できます。受発注に関わる業務を一元化できることで、作業効率は大幅に向上します。納品までの時間も短くなることから、取引先の満足度向上にもつながるでしょう。

◎BtoBにおけるWEB受発注システム導入のメリット

WEB受発注システムを導入することで、業務負担の軽減やコスト削減といったメリットが得られます。購買履歴を可視化できるため、ユーザーの行動を分析しやすくなるという点も大きな魅力です。また、受発注情報を正確に管理できるため、ヒューマンエラーの減少や売上アップ、ユーザー満足度の向上が期待できます。

○購買履歴の可視化で需要を把握

WEB受発注システムの受発注情報管理では、ユーザーごとに過去の発注履歴を分けて確認できます。そのため、過去の発注をもとに、同じ内容で簡単に再発注を行うことも可能です。WEB受発注システムを活用すると、発注側は業務の手間を大幅に削減でき、効率化を図れます。一方、受注側はユーザー満足度の向上によりリピート率が高まることから、売上アップも期待できます。また、購買履歴が可視化されることで、過去の取引内容を振り返ることができ、ユーザー分析にも役立ちます。受発注情報の一元管理が可能になるため、仕入れ内容や受注金額、購買傾向などをリアルタイムで把握できるのも嬉しいポイントです。需要の高い商品が明確になれば、販売戦略にもいかせるでしょう。さらに、ユーザーごとの購買履歴や地域などの属性に応じて、割引やキャンペーン、新商品の提案といったアプローチも可能となり、新規ユーザーの獲得や既存ユーザーとの関係強化にもつながります。

○受発注の機会増加

BtoB向けのWEB受発注システムを導入すると、インターネット上で受発注情報を管理できるようになり、受発注の機会自体を増やせます。WEB受発注システムでは、発注側が24時間いつでも発注できるため、取引先の営業時間や担当者の対応時間を気にする必要がありません。これにより、営業時間外や休日でも注文可能な時間帯が広がり、受注側にとってもビジネスチャンスが増加します。 また、WEB受発注システムでは、本社・店舗・倉庫・工場など複数拠点の在庫状況をインターネット上からリアルタイムで確認できます。その結果、在庫確認の手間や問い合わせの回数が減り、業務全体の効率化にもつながるでしょう。問い合わせ対応もWEB上で完結できるため、やり取りにかかる時間も短縮されます。受発注業務全体がスムーズに進むことで、受注の取りこぼしを防ぎ、結果として売上アップにも貢献します。

○ヒューマンエラーの削減

WEB受発注システムによる受発注情報管理では、インターネット上でのやり取りが基本となるため、従来のFAXで起こりがちだった「文字が読みづらくて数字や型番を読み間違える」といったミスも防げます。また、口頭でのやり取りは記録が残らないため、後から確認できない点がトラブルの原因になる場合があります。たとえば、電話での受発注にありがちな「聞き間違い」や「いった・いわないの認識違い」などのミスも、WEB受発注システムによって防止できるでしょう。WEB受発注システムの導入でヒューマンエラーが減ることは、同時に取引先とのトラブルやクレームの減少につながります。アナログ業務のデメリットは、単なる入力ミスだけではありません。社内で完結するミスであれば、修正に時間や手間がかかる程度で済むかもしれませんが、BtoBの受発注業務においては、ミスにより取引先にも影響が及ぶ可能性があります。ミスが繰り返された場合、取引先との信頼関係を損なうことにもなりかねません。WEB受発注システムならインターネット上でやり取りが完結し、すべての記録が残るため、確認や履歴の追跡も簡単に行えます。こうした仕組みにより、トラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

○コストの削減

WEB受発注システムを導入すると、従来のアナログ業務で必要だった発注用紙などの削減も可能です。これまでの受発注業務では、電話やFAXを使うたびに発注用紙や印刷物などの紙が必要でした。しかし、WEB受発注システムによるインターネット上での受発注情報管理なら、すべてのやり取りがデジタルで完結するため、ペーパーレス化を実現できます。紙が不要になることは、印刷コストの削減だけでなく、書類を保管するファイルや棚も必要なくなるため、オフィススペースの有効活用や経費削減にもつながります。また、取引先ごとの購買履歴を確認できるため、需要を予測した適切な在庫コントロールにつながり、余分な在庫を抱えるリスクも軽減されるでしょう。このように、WEB受発注システムは、業務の効率化だけでなくトータルでのコスト削減にも大きく貢献します。

○受発注業務の円滑化

WEB受発注システムを導入することで、作業の効率化が図れ、コスト削減につながるという点は、自社のみならず、取引先にとっても大きなメリットです。受発注情報の管理は、従来のアナログ業務では手間やミスが発生しやすく、効率的に行うのが難しい作業といえます。取引先の数だけ管理方法が異なる可能性があり、それは双方にとって大きな負担となります。WEB受発注システムを活用すれば、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでも受発注情報の管理が可能です。また、WEB受発注システムでは受発注情報が一元管理されているため、発注時に在庫の有無や、納期の確認がスムーズに行えます。在庫状況が不明なままだと、発注側が他社に依頼してしまう可能性も懸念されます。リアルタイムで在庫を提示することで、受注のチャンスを逃しません。

◎YTC・PLUSの受発注プラスでBtoBの受発注業務をまるごと効率化

BtoBのWEB受発注システム「受発注プラス」は、受注や在庫、会員の管理から、請求書・納品書の発行や決済まで、すべての受発注情報をインターネット上で一元管理できるのが大きな特徴です。必要な機能だけをオプションで追加できる柔軟な設計なので、自社の運用にフィットしたプランを組むことが可能です。既存の業務フローを維持したまま利用したい場合でも、カスタマイズによって対応できるため、無理なく効率化を実現できます。受発注業務のデジタル化によって社内の作業は格段にスムーズになりますが、WEB受発注システムの導入は自社だけでは完結しません。取引先にも協力を得る必要があるため、導入時には情報共有と丁寧な説明を行うことが大切です。受発注情報は、すべてインターネット上で管理されるため、セキュリティ面も重要なポイントになるでしょう。受発注プラスでは、パスワード管理やデータ保護など万全のセキュリティ対策を講じているため、安心してご利用いただけます。BtoBの受発注業務をスムーズに、安全に管理したい企業にとって、受発注プラスは業務の効率が飛躍的にアップします。

◎まとめ

WEB受発注システム導入は、BtoB取引における受発注情報管理で重要な役割を果たします。受発注業務は企業によってマニュアルも異なるため、どうしても手間がかかる業務です。自社に適したWEB受発注システムを導入することで、日々の取引がスムーズになるだけでなく、効率化による売上アップも期待できます。WEB受発注システムをご検討の際は、お気軽に当社までお問い合わせください。