BtoB向けの調達管理において、業務の効率化や調達コストの増加に悩む経営者の声をよく聞きます。WEB受発注システムを導入すると、調達管理を自動化したり、品質や納期の遵守率といったデータに基づいた最適なサプライヤーの選定が可能となります。この記事では、BtoBの調達管理を効率化するWEB受発注システムのメリットや調達コスト削減のポイントをご紹介します。

◎BtoB向け調達管理における課題

BtoB向けの調達管理では、見積り依頼・発注・納期管理・検収などの定型業務が多く発生します。ビジネスの拡大に伴って、取引先の数や取り扱う商品の数が増えていくと、作業量も大幅に増加します。多くの中小企業では、未だこれら一連の調達管理をExcelファイルや紙媒体の帳簿で行っている場合もあります。そのため、管理が煩雑になったり、発注漏れや重複発注などのヒューマンエラーにつながりやすいことが、課題とされています。調達管理によるヒューマンエラーは、サプライヤーとのトラブルや顧客からの信頼損失など、大きな問題に発展しかねません。トラブル対応のための人員や時間も必要となり、結果として調達コストはさらに膨らんでしまいます。

従来の調達管理では、取引先企業との間で「いつもので」など、商品の呼称名称を使わずに発注できる関係が構築されている場合が多くあります。また、作業が属人化しているケースも、多く見受けられます。作業が属人化すると、膨大な作業量のために早朝出勤や残業が必要となったり、休暇が取りにくいなど、作業担当者の負担や疲労が非常に大きなものとなります。また、アナログ作業が属人化していると、新たな担当者にとって業務フローを理解することがより難しくなります。作業担当者が長期休暇を取得したり突然離職した場合、新たな担当者が業務を理解して同等のパフォーマンスを発揮するまでには、一定の時間がかかります。その間、調達コストの増加や業務効率の低下は、避けられないでしょう。

BtoB向けの調達管理では、顧客の機密情報を取り扱うことも少なくありません。紙媒体やExcelファイルによる機密情報の管理は、情報漏洩につながる可能性が高まるため、大変危険です。企業のセキュリティ対策がより重要視されるようになった近年、情報漏洩は企業の存続に関わる恐れもあるため、情報管理の早急な見直しが必要といえます。

◎調達管理を効率化するWEB受発注システム導入のメリット

BtoBの調達管理を効率化する施策として、WEB受発注システムを導入する企業が増えています。WEB受発注システムとは、BtoB企業間の受注・発注処理をオンライン上で一元化して管理するシステムのことです。WEB受発注システムの基本機能には、発注管理・在庫管理・納品管理・オンライン決済機能などが搭載されています。WEB受発注システムを用いて調達管理を行うなら、BtoB取引全体の業務効率を各段にアップするでしょう。

また、人件費・アナログ作業で発生する紙代やインク代・電話やプリンターなどのハードウェア・設置するスペースなど、あらゆる分野で大幅な調達コストの削減が可能です。さらに、決裁における承認プロセスをWEB受発注システム上で行うことで、複数の承認者が必要となる高額案件でもスピーディーな対応が可能となります。WEB受発注システムでは、在庫状況もリアルタイムで把握できるようになります。WEB受発注システム上にすべての在庫状況や発注データが蓄積されるため、過去のデータに基づいて注文のタイミングや注文量を予測して、作業担当者に通知します。そのようにして、調達管理における作業者の負担・作業時間・人的コストを大幅に削減することができます。

WEB受発注システムを導入して調達管理を行うメリットに、透明性の高い調達管理の実現もあげられます。WEB受発注システムを導入すると、これまで各部署で独自に行っていた調達業務がすべてオンライン上で一元化され、一目で状況を確認できるようになります。業務全体を可視化できるため、調達管理におけるボトルネックや改善点の特定が容易となり、業務の最適化が行えるようになります。WEB受発注システムでは、各サプライヤーとの取引状況や調達した商品の品質・納期の遵守率・価格の推移などを比較分析することが可能です。購入履歴や各サプライヤーのパフォーマンス・納期の遵守率や価格をデータに基づいて比較し、自社の現状に合ったサプライヤーの選定に役立てることができます。

WEB受発注システムの導入は、BtoB企業におけるコンプライアンス強化においてもメリットがあります。WEB受発注システムでは、不正防止機能を搭載することが可能です。法令や社内規則に適応した承認プロセスを適用し、それに基づいて調達管理を行うことができます。調達管理に関する一連の業務がWEB受発注システムを介して行われ、各データがシステム上に蓄積されるため、コンプライアンスリスクの低減につながります。サプライヤーの基本情報や契約書もすべてWEB受発注システム上に保存されるため、監査対策としても効果的です。

◎WEB受発注システム導入による調達管理コスト削減のポイント

WEB受発注システムを用いた調達管理コストの削減には、いくつかのポイントがあります。システム構築前に、調達管理における社内外の特性を見直し、使いやすいWEB受発注システムを構築すれば、調達管理コストの削減にもつながります。

○調達管理における体制や課題点を洗い出す

調達管理コストの削減を実現するには、WEB受発注システム構築前に、自社の調達管理に関する社内体制や現状の課題点を整理しておくことが、大きなポイントとなります。WEB受発注システム導入にあたり、確認しておくべき点はいくつかあります。たとえば、発注量や発注金額・作業フロー・調達管理にかかる作業時間や課題点・代替サプライヤーの有無や市場での自社の競争力などが含まれます。現状の課題点を明確にすることで、WEB受発注システムに搭載すべき基本機能以外の機能が明確となり、調達管理コストの効果的な削減が行えるようになります。たとえば、特定のサプライヤーに調達を依存している場合、価格交渉が難しく必要以上にコストがかかっているケースもあります。社内の調達管理の見直しを行うことで、コスト削減のための代替品や内製化の検討につなげることも可能です。

○サプライヤーの特性を把握する

各サプライヤーの特性を理解しておくことも、調達コスト削減のポイントです。取引を行うサプライヤーを理解することは、調達管理の効率化だけでなく、良好な関係を構築するためにも効果的といえます。WEB受発注システム構築前に理解しておくべきサプライヤーの特性には、サプライヤーの経営状況・商品の品質や安定性・価格・納期の遵守率・技術力・関係性などがあげられます。WEB受発注システムでは、これらサプライヤー情報の詳細をシステム上で比較することが可能です。各サプライヤーの情報を整理することは、価格交渉や共同開発などのアプローチにもつながります。調達する商品の品質に問題があったり納期の遅延が課題となっている場合などは、改善を求めたりほかのサプライヤーに切り替えるという選択を取ることもできます。

○UIの使いやすいWEB受発注システムを選ぶ

WEB受発注システムは、UIがわかりやすいこともポイントです。どれだけ機能が充実していても、操作が難しく作業担当者が負担に感じてしまったり、作業に時間がかかってしまうのでは、導入の効果を発揮することは難しくなります。導入するWEB受発注システムは、UIがわかりやすく、作業担当者のITリテラシーに関わらず操作ができる仕様のものを選びしましょう。そうするなら作業の属人化を防ぎ、調達管理全体の効率化やコスト削減につながります。WEB受発注システムを構築する制作会社によっては、システム導入時に利用のための講習会を開催している場合もあります。作業担当者のなかには、調達管理作業のすべてがアナログからシステム上に移行することに、負担を感じる人もいるかもしれません。丁寧な講習会を設けるなら、作業担当者の負担を最小限におさえることができます。また導入後も、制作会社から操作性に関する相談やサポートが受けられると、作業担当者はより安心して業務に集中できます。

◎カスタマイズで調達管理の効率化が実現するYTC・PLUSの受発注プラス

YTC・PLUSの受発注プラスは、カスタマイズ性に優れたBtoB向けWEB受発注システムです。調達管理における課題は、企業によってそれぞれ異なります。そのため自社の課題に合う機能を搭載したWEB受発注システムを導入することで、コストを最小限におさえながら調達管理の効率化が行えます。

受発注プラスの基本機能は、発注管理・商品管理・納期管理・支払い管理といった機能です。それに加えて、非公開サイトの設定や、お気に入り登録により定期的に発注する商品をワンクリックで発注できる機能なども搭載されています。基本機能は、自社に必要な項目だけを設定できるため、作業担当者の要望にそった使いやすいWEB受発注システムが構築できます。外部システムとの連携にも対応できるため、社内の基幹システムや会計システムと連携することで、調達管理に限らず社内全体で業務効率をアップさせることができます。「調達管理に限界を感じていても、どのような機能を搭載すればよいか迷っている」「できるだけコストをおさえてWEB受発注システムを導入したい」といったケースもあります。そのようなケースは、営業担当者が事業内容や社内の調達管理における業務フローを丁寧にヒアリングしたうえで、追加機能を提案することが可能です。

受発注プラスは、UIがわかりやすく操作性に優れていることも特徴となります。Wordやブログの文書を作成する感覚で利用できるため、作業担当者のITリテラシーに依存する必要がなく、作業の属人化を防ぐことができます。サーバーなどに関するトラブル時に限らず、受発注プラスの操作内容に関する相談ができるなど、サポート体制が充実しているのも特徴です。アナログな調達管理からのスムーズなシステム移行を実現し、作業担当者は安心して本来の業務に集中いただけます。

◎まとめ

WEB受発注システムの導入は、BtoB取引における調達管理の効率化とコスト削減を実現します。調達管理のフローや社内体制は企業によって異なるため、オリジナルのWEB受発注システムを構築し、必要な機能だけを搭載するのがおすすめです。YTC・PLUSの受発注プラスは、カスタマイズ性に優れており、サポート体制も充実しています。BtoB向けWEB受発注システム導入に関するご相談は、お気軽に当社までお問い合わせください。