BtoBビジネスにおいて、購買管理業務の最適化に悩む経営者の声を多く聞きます。WEB受発注システムを用いて購買管理を行うなら、業務の効率化や最適な購買計画の立案、コスト削減などが実現可能となります。この記事では、BtoBの購買管理を担うWEB受発注システムについて、導入のメリットやシステムを選定する際のポイントをご紹介します。

◎BtoBの購買管理を担うWEB受発注システム

BtoB市場において、多くの企業がWEB受発注システムを用いて購買管理を行っています。一般的にBtoB取引は、意思決定者が個人であり比較的検討期間が短いBtoCの購買と比べて、金額や取引量が大きく、意思決定に複数の関係者が関わります。購入する製品の金額規模や重要度によって、役職者など意思決定に関わる人数はさらに多くなります。そのためBtoBの購買は、事前に予算の作成や管理、承認フロー、リスク評価といったプロセスが必要になり、検討期間が長くなるという特徴があります。契約を交わす際に法務チェックが必要となったり、購入金額によっては稟議の提出が必要となる場合もあります。このように、BtoBの購買管理では契約締結や購買のプロセスに時間がかかるため、1度契約が締結されると取引が長期間継続することが一般的です。

BtoBの購買管理では、取引先数の多さに加え、契約や発注、納期、品質管理、検収、支払いなど、購買管理のフローが多いという特徴もあります。電話やFAXなどのアナログな手法で発注を行っている企業も多く、紙媒体の管理が煩雑になったり、社内の基幹システムにデータを手入力しているケースも少なくありません。このようなアナログの作業では、取引先や発注量が増えるほど作業担当者の負担や疲労も増え、ヒューマンエラーにつながりやすいというリスクもあります。

WEB受発注システムは、BtoBの発注・受注における業務をすべてオンライン化し、購買管理の一部を担うことが可能です。手動のデータ入力や書類作成といったアナログ作業のほとんどが不要となり、購買管理業務の大幅な効率化やヒューマンエラーのリスクの削減が行えます。データ入力のための残業や早朝出勤も不要となるため、人件費の削減にも効果的です。WEB受発注システムでは、発注から納品までの進捗状況をリアルタイムで把握できるほか、過去の発注履歴やサプライヤーの情報もすべてシステム上で管理できます。

◎BtoB向けWEB受発注システム導入のメリット

購買管理における業務の効率化やコスト削減は、BtoB取引においてWEB受発注システムを導入する大きなメリットのひとつです。WEB受発注システムを導入すると、発注や受注業務における一連の作業がオンライン上で完結できるようになります。従来の電話やFAXによる発注作業や書類作成、基幹システムへのデータの手入力作業はすべて不要となるため、業務効率のアップやヒューマンエラーの削減にもつながります。

WEB受発注システムでは、過去の発注実績や価格の推移がデータとして蓄積されるため、発注するタイミングの見極めやコストカットのための分析が行えます。購入に関する承認プロセスや稟議対応もすべて、WEB受発注システムで対応が可能です。承認者は、空いた時間にWEB受発注システム上で稟議書を確認して承認対応が行えるため、決裁スピードの向上につながります。また、社内の規定に基づいた権限管理や承認ワークフローを搭載し、購買業務の透明性を確保することができます。承認記録はすべてWEB受発注システム上に記録されるため、監査対応としても効果的です。

WEB受発注システムを用いた購買管理には、最適な購買計画が立案できるというメリットもあります。WEB受発注システムでは、過去の購買履歴や現在の納品状況、今後の需要予測といったデータを組み合わせて分析を行えます。サプライヤーの詳細情報やこれまでの取引実績、納期の遵守率、品質の評価といったデータもすべてシステム上に蓄積されるため、サプライヤーを総合的に評価することもできます。これにより、取引を強化したりサプライヤーに問題がある場合は取引の停止を行うなど、最適なサプライヤーの選定が行えます。

WEB受発注システムでは、発注から納品までの進捗状況を「発注済み」「出荷待ち」「出荷手配済み」などリアルタイムで確認できます。そのため、各案件のフォローアップがしやすいというメリットもあります。さらに、WEB受発注システムを社内の調達管理システムと統合するなら、購買管理だけでなく調達管理の業務効率化も実現できます。標準機能と合わせて、予算管理、承認ワークフロー、リスク評価機能などを搭載することで、より高度なBtoBの調達管理が行えます。WEB受発注システムで購買管理を最適化するなら、これまで発注作業に充てていた人員を、営業など売上アップにつながる業務に配置することも可能となります。

◎BtoB向けWEB受発注システム選定のポイント

BtoBの購買管理の効率化を実現するWEB受発注システムの選定には、いくつかのポイントがあります。購買管理における課題点や既存の業務フローを改めて見直し、自社にあったWEB受発注システムを導入することが大切です。

○自社の課題を解決できる機能が搭載されているか

BtoB向けのWEB受発注システムの導入では、自社の抱える課題を解決できる機能が搭載されたシステムを選ぶことが大きなポイントとなります。WEB受発注システムの導入を検討する企業では、発注や請求処理に膨大な工数がかかっていたり、取引先の拡大に伴って作業を行うための人件費が増加している場合があります。また、購買状況が可視化できていないためにムダな作業が発生しているなど、購買管理や調達業務の効率化に関してさまざまな悩みを抱えています。WEB受発注システムの導入を検討しているなら、まず自社の課題を洗い出す必要があります。事前に購買管理における課題点を整理しておくことで、本当に必要な機能だけを備えたWEB受発注システムを選定することができ、効率的な運用が期待できます。業界や社内に独自の業務フローがある場合は、WEB受発注システムの基本機能で対応できるか、難しい場合はカスタマイズによる搭載が可能かも確認しておきましょう。

○既存システムとの連携ができるか

WEB受発注システムを選ぶ際は、社内の既存システムとの連携可否を確認することも大切です。社内の調達システムや会計システムなどと、WEB受発注システムを連携できれば、基幹システムへのデータの手入力が不要となり、ヒューマンエラーの削減につながります。手入力作業のための早朝出勤や残業もなくなり、人件費の大幅な削減も期待できます。WEB受発注システムは、基本機能のみ利用できるものから、カスタマイズが自由なものまで多くの種類があります。カスタマイズができるWEB受発注システムを選定すると、購買管理だけでなく社内全体の業務効率化が行えて便利です。WEB受発注システムを導入する際は必要最低限の機能からはじめて、ビジネスの拡大に合わせて機能を追加することもできます。そのようなWEB受発注システムであれば、システムの入れ替え作業や再構築のための追加コストの発生を防げます。

○作業担当者のITリテラシーに関係なく利用できるか

WEB受発注システムに必要な機能が揃っていても、作業担当者にとって使いにくく難しいシステムで、作業が属人化してしまうと効果の最適化が難しくなります。WEB受発注システムは、UIがわかりやすく作業担当者のITリテラシーに関わらず操作ができるものを選びましょう。操作性に優れたシステムを導入するなら、社員教育のためのコストやシステムのわかりにくさによる作業時間の発生といったコストの増加を防げます。WEB受発注システムの選定時は、システムを提供する制作会社のサポート体制も確認しましょう。万が一のシステムトラブル時はもちろん、WEB受発注システム利用における困りごとや課題点を相談できる体制が整っていると、作業担当者は安心して業務に集中できます。

◎BtoB企業の購買管理を最適化する受発注プラス

BtoB取引の購買管理における課題は、企業によってさまざまです。YTC・PLUSの「受発注プラス」は、カスタマイズ性に優れたWEB受発注システムで、企業ごとにオリジナルのWEB受発注システムを構築できます。BtoB取引の購買管理に必要な基本機能がすべて揃っているだけでなく、社内の基幹システムとの連携も可能です。既存の業務フローを変更せずに、購買管理や調達業務など社内業務全体の効率化を実現できます。

受発注プラスは、サポート体制が充実しているという大きな特徴もあります。WEB受発注システムの提案段階から、営業担当者が直接顧客先に訪問します。そして、購買管理における課題点やWEB受発注システム導入の検討理由、社内の業務フローや予算などを丁寧にヒアリングしています。「社内の基幹システムと連携したいが、システムに詳しくないため不安」「どのような機能を搭載すればよいかわからない」といったお悩みもあるでしょう。また「予算をおさえて、まずは基本機能からWEB受発注システムの利用をはじめたい」などの希望もあるかもしれません。そのようなお客さまのお悩みやご希望に合わせて、必要な機能だけを提案することが可能です。WEB受発注システムの構築後も、システムトラブル時はもちろん、利用する上での困りごとを相談できる体制が整っているため、安心して本来の業務に集中いただけます。

受発注プラスは、使いやすさにもこだわって構築されています。アナログな作業からのシステム移行は、作業担当者にとって大きな負担となりかねません。UIがシンプルでわかりやすく操作性に優れた受発注プラスは、作業担当者のITリテラシーに関わらず利用できます。購買管理における業務の効率化を実現し、作業の属人化を防ぐためにも効果的です。

◎まとめ

WEB受発注システムを導入するなら、BtoB取引における購買管理の効率化を実現します。購買管理のフローは、業界や企業によって異なるため、自社にあった機能をカスタマイズして搭載できるWEB受発注システムを選びましょう。WEB受発注システムに関するご相談は、当社までお気軽にお問い合わせください。