近年、政府の後押しを受けて多くの企業でペーパーレス化の動きが活発化しています。受発注作業の仕組みを見直すことは、ペーパーレス化の実現において非常に効果的です。この記事では、ペーパーレス化を実現しながら業務の効率化も図ることができる、WEB受発注システム導入のメリットやポイントをご紹介します。

◎WEB受発注システムによるペーパーレス化の特徴

ペーパーレス化とは、紙媒体の書類ではなくデータを保存・管理・運用し、使用する紙の量を削減することです。スマートフォンやパソコンの普及によりデジタル化が進んだり、政府が電子帳簿保存法などのペーパーレス化に向けた法改正を進めていることから、重要性が高まっています。近年では、契約書の電子化や日本のビジネス慣習のひとつである押印のデジタル化も進んでいます。働き方改革によるリモートワークや在宅勤務の普及を受け、今後もペーパーレス化の動きが加速していくと予想されています。

企業のペーパーレス化を促進するうえで注目されているのが、WEB受発注システムの導入です。WEB受発注システムは、企業間で行われる受注側・発注側の処理を管理するシステムを指しています。紙媒体を用いた従来の受発注作業では、書類の郵送や押印作業、電話やFAX、郵送などで受注した内容を社内システムへ入力する作業などが必要です。また、書類を保管するキャビネットの管理や不要となった書類の廃棄など、多くの作業とそれに伴うコストが発生していました。WEB受発注システムを導入するなら、これまでアナログで行われていた受発注管理・在庫管理・出荷管理など、受発注作業における一連の業務がシステム上で一元化されます。そして、これまで必要とされていた書類のペーパーレス化が実現します。WEB受発注システムの導入によりペーパーレス化できる書類には、見積り書・注文書・発注書・請求書・契約書・社内申請書類・会議資料などがあります。e-文書法で対象外とされている免許証や許可証などを除いた、ほぼすべてのビジネス文書が該当します。

WEB受発注システムを導入するなら、ペーパーレス化だけでなく、作業の大幅な効率化やコスト削減が実現できます。働き方改革やリモートワーク促進が進んでいない企業では、いわゆる「ハンコ出社」など、紙媒体の書類を扱うための出社が見受けられます。ペーパーレス化を促進し紙媒体の書類を電子化するなら、従業員はオフィスに出社しなくても業務が完結できるようになり、リモートワークなどの柔軟な働き方の促進が可能です。またペーパーレス化は、CO2排出量の削減など環境負荷の軽減にもつながります。森林保護により持続可能な社会の実現に貢献できるため、企業のブランド価値の向上も期待できるでしょう。

◎WEB受発注システムでペーパーレス化を行うメリット

WEB受発注システムの導入によるペーパーレス化は、働き方改革の推進に加えて、コスト削減や業務の大幅な効率化など、多くのメリットを生み出します。

○受発注業務の効率化

WEB受発注システムを導入しペーパーレス化を行うことの大きなメリットに、受発注業務の効率化があります。紙媒体で見積り書や契約書を管理する従来のアナログな文書管理は、必要な書類を探すのに手間や時間がかかり、作業が非効率的でした。ビジネスの継続年数に伴い書類の数が増えるため、膨大な管理スペースも必要となります。WEB受発注システムを導入し、受発注業務における書類をペーパーレス化するなら、システム上でキーワード検索するだけで必要な書類を探し出せるようになります。また見積り書や契約書といった必要書類は、すべてWEB受発注システム上で取引先に送付されるため、押印や郵送作業も不要です。このようにして、業務効率が各段に向上します。

WEB受発注システム上で商品を選択し24時間いつでも発注が行えるため、営業時間を気にして電話をするといった手間がなくなり、取引先にとってもメリットとなります。WEB受発注システムでは、受注した内容からそのまま出荷依頼や納品書の作成が行えます。そのため作業担当者は、電話・メール・FAX・郵送といった異なる経路で受注した内容を、別の社内システムに手入力する必要がありません。従来のアナログの作業で課題となっていた作業担当者の負担によるヒューマンエラーも、WEB受発注システムの導入とそれに伴うペーパーレス化で大きく削減できます。

○リモートワークや働き方改革の推進

WEB受発注システムの導入とペーパーレス化の実現は、リモートワークなどの柔軟な働き方を可能とします。近年、コロナ禍の影響や働き方改革の推進により、業務を行う場所を限定しない柔軟な働き方が求められています。リモートワークを障壁に感じている企業では、未だアナログな作業が多く、紙媒体での対応を行っているために出社が必須とされているケースが多く見受けられます。

WEB受発注システムを導入し、ペーパーレス化を実現するなら、従業員は出社をしなくても業務に必要な情報にアクセスすることが可能です。ペーパーレス化を行うことで情報の更新や共有が容易になるため、リモートワーク環境でもスムーズなコミュニケーションができるようになります。

○業務コストの大幅な削減

WEB受発注システムの導入によるペーパーレス化は、業務コスト削減にも大きなメリットをもたらします。紙媒体によるアナログな受発注業務では、紙やプリンターインク、通信費用、プリンターや電話などハードウェアの維持コスト、文書の郵送費用などのコストが発生します。ビジネスが拡大し業務量が増えると、利用するハードウェアや膨大な作業に対応するための人件費も増加します。WEB受発注システムを導入してペーパーレス化を行うなら、これらのコストを最小限におさえることが可能です。

ハードウェアの利用も必要最低限になるため、利用コストだけでなくオフィススペースも削減でき、家賃の大幅な削減が行える場合もあります。またWEB受発注システムの導入で、電話やFAX、郵送による膨大な受発注作業のために発生していた従業員の残業が不要となるなら、人件費の大幅な削減にもつながります。

○環境負荷の削減

近年、SDGsやサステナビリティといったキーワードが注目されています。環境保護に対する企業の社会的責任も問われるようになっているほか、企業の環境配慮への取り組みなどを考慮して商品やサービスを選択する顧客が増えているのも事実です。WEB受発注システムの導入によるペーパーレス化は紙媒体の使用量を減らし、森林保護や書類焼却の際のCO2排出量の削減に貢献します。ペーパーレス化による環境負荷削減に対する取り組みは、社会的な評価や企業ブランド価値の向上にも貢献します。

◎ペーパーレス化の促進には強固なセキュリティ対策が必須

WEB受発注システムによるペーパーレス化の実現は、多くのメリットをもたらします。その一方で、実施する際はセキュリティ対策に十分配慮する必要があります。ペーパーレス化によりさまざまな書類が電子化され、容易にアクセスできるようになるため、外部からのサイバー攻撃やハッキングの可能性に注意しなければなりません。さらに外部からだけでなく、内部不正や社員の業務用端末の紛失による情報漏洩、メールの誤送信などの恐れも懸念点となります。情報漏洩は、顧客の信頼を一気に失うだけでなく、企業の存続を左右する事態にもなりかねません。高額な賠償金が求められるケースもあります。

ペーパーレス化を行う際は、意図しない形で情報が外部に流失してしまう可能性を認識したうえで、広範囲なセキュリティ対策を行うことが非常に重要です。また、セキュリティに関する社員1人ひとりのリテラシーや意識を向上させるための教育も大切となります。セキュリティへの脅威やセキュリティ被害が起きた際のリスクをきちんと理解させるための研修を行いましょう。ハッキングなどは個人のパソコンが標的となる場合もあるため、社員がセキュリティ対策の重要性を理解していることは、非常に大きな意味を持ちます。

ペーパーレス化を行う際は、データの機密性に応じてアクセス権限を厳格にする必要もあります。またWEB受発注システムだけでなく、データ自体を暗号化しておくことも、セキュリティ対策につながります。部署移動や退職により使われなくなったアカウントはセキュリティホールとなり、ハッカーの標的になりやすくなります。定期的にアクセス制限の見直しを行いましょう。パスワードは、生年月日などの見破られやすいシンプルなものではなく、英数字や大文字小文字を組み合わせた長く複雑なものを設定してください。

◎カスタマイズ自由でセキュリティに優れた「受発注プラス」

YTC・PLUSの受発注プラスは、カスタマイズ制に優れたWEB受発注システムです。受発注作業をシステム化しペーパーレス化を促進できるだけでなく、業界や社内のニーズに合わせたシステム構築を行うため、社内の業務効率を向上できます。受発注プラスは、オリジナルでWEB受発注システムを構築するため、自社に必要な機能だけを搭載することが可能です。WEB受発注システムの標準機能である、受発注管理・商品管理・請求書や納品書の出力に加え、自社の作業担当者の要望に沿った機能を追加できます。外部機能と連携したシステム構築も行えるため、既存業務フローへの影響を最小限におさえることが可能です。

Wordやブログを操作する感覚で運用できるため、作業担当者のITリテラシーに依存せず、アナログ作業からのシステム移行もストレスなく進めることができます。WEB受発注システムの操作の容易性は、属人化を防いで作業担当者の負担を減らし、それに伴う残業代などのコスト削減にもつながります。受発注プラスは、サポート体制が充実している点も特徴です。サーバーに関するシステムトラブルはもちろん、WEB受発注システムを運用するうえでの困りごとをサポートする体制が整っているため、作業担当者は安心して業務に集中できます。

YTC・PLUSでは、対面でのコミュニケーションを大切にしています。営業担当者がお客さまの事業内容や現状の課題点を丁寧にヒアリングしたうえで、WEB受発注システム導入によるペーパーレス化の実現に向けた最適なシステムの提案を行います。受発注プラスでは、お客さまの予算やニーズに合わせたプランを用意しています。「予算をおさえてWEB受発注システムを使いたい」「まずは最低限の機能から試してみたい」「社内の基幹システムと連携したい」など、幅広い要望に対応可能です。ペーパーレス化により業務を効率化したいけど、何からはじめればいいかわからない場合には営業担当者が追加機能を提案いたします。

◎まとめ

WEB受発注システムの導入は、ペーパーレス化や業務の効率化を実現します。業務フローや受発注処理の方法は、業界や事業者によって異なるため、オリジナルでWEB受発注システムを構築し、自社にあった機能を取り入れることが大切です。セキュリティ対策の強固なWEB受発注システムの構築は、当社までお気軽にお問い合わせください。