BtoBの受発注作業において、サプライヤーとのアナログのコミュニケーションに限界を感じている経営者の声をよく聞きます。WEB受発注システムの導入による受注管理や在庫管理の自動化は、ヒューマンエラーの削減やサプライヤーとのコミュニケーションの効率化につながります。この記事では、WEB受発注システムの特徴や導入のメリットをご紹介します。

◎受発注作業におけるサプライヤーとの課題

従来の受発注業務では、電話・FAX・メール・郵送のいずれかのコミュニケーションチャネルを用いて、サプライヤーから受注した内容を受発注作業担当者が社内システムに手入力することが一般的でした。これらアナログのコミュニケーションは、注文内容の聞き間違えや読み間違いが起こりやすく、過去履歴も追いにくいため作業が非効率になりがちです。手作業によるデータ入力は、ビジネスが拡大し取引するサプライヤーが増加するにつれ、社内の受発注作業担当者の負担や疲労も増えやすく、ヒューマンエラーにつながりやすくなります。受発注作業におけるヒューマンエラーは、サプライヤーとのトラブルや信頼関係の損失につながりかねません。ミスへの対応にも時間や人員が必要となり、コストはさらに膨らんでしまいます。サプライヤーとのトラブルや信頼関係の損失は企業の業績にもつながりかねず、サプライヤーとの受発注作業における大きな課題とされています。

サプライヤーから受注した内容を未だ紙媒体で管理している企業も多く、膨大な書類の中から必要な書類を探すのに時間がかかったり、書類の紛失によるトラブルも見受けられます。受発注作業ではサプライヤーの機密情報を扱うことも多いため、書類の紛失は損害賠償や、企業の存続問題に関わるなど、深刻な問題に発展しかねません。

アナログの受発注作業では、リアルタイムで在庫状況を共有することも難しく、サプライヤーからの受注後に在庫切れが発覚したり、納期の確定までに時間がかかることも少なくありません。納期管理が適切に行われていないと、サプライヤー側の満足度や信頼の低下につながります。サプライヤーの満足度の低下は、企業の業績に悪影響をもたらしかねないため、在庫管理はリアルタイムで適切に行われる必要があります。

◎サプライヤーとの取引において注目されるWEB受発注システムの特徴

受発注作業におけるサプライヤーとのコミュニケーションツールとして、近年WEB受発注システムの導入が注目されています。WEB受発注システムとは、サプライヤーとの受注・発注処理の一連の業務をすべてデジタル化できるシステムのことです。WEB受発注システムを導入することで、これまでアナログで処理をしていたサプライヤーとの受発注作業をすべてシステム上で行うことが可能となります。サプライヤーの取引金額や取引件数に関わらず処理ができるだけでなく、人の手を加えずに在庫や納期の確認もできて非常に便利です。

WEB受発注システムの基本機能には、受注や発注管理・見積書や請求書作成・在庫管理・出荷管理など、受発注作業に必要な一連の機能が備わっています。WEB受発注システムを導入すると、サプライヤーはオンライン上から在庫状況を確認し、いつでも発注ができるようになります。発注されたデータは自社システムに反映され、そのまま配送依頼データを作成することが可能です。大量の受注内容を別のシステムに入力する必要はなく、在庫状況の個別回答といった作業も不要です。WEB受発注システムを導入することで、サプライヤーとのコミュニケーションを効率化するだけでなく、社内の業務効率化やリスク管理・リードタイムの短縮など、さまざまな効果が期待できます。

サプライヤーとのすべての取引情報がWEB受発注システム上で管理できるようになると、社内の受発注作業における属人化を防ぐことができます。過去の取引データもすべてシステム上に残るため、担当者が変更となったために過去のやり取りが追えなくなったり、営業の仕方がわからないという自体も避けることができます。WEB受発注システムでサプライヤーとの取引が完結できるようになると、取引に必要な書類やサプライヤーの機密情報を紙媒体で管理する必要もなくなります。WEB受発注システムはアクセス制限をかけたり、非公開化することができるため、セキュリティ対策も行うことができます。

WEB受発注システムの導入時は、影響度の少ないサプライヤーからシステム移行をすることが可能です。既に受発注作業の自動化に慣れているサプライヤーには早めの導入を行って安心感を与え、未だアナログなシステムを利用しているサプライヤーには丁寧に利用方法やメリットを説明し、納得してもらってから導入することで信頼を関係を築くことができます。

◎WEB受発注システムを導入するメリット

WEB受発注システムを導入すると、受発注のやりとりがスムーズになり、ヒューマンエラーや在庫管理のミスを防げます。サプライヤーも24時間いつでも発注できるため、取引のしやすさが向上するなど、さまざまなメリットをもたらします。

○効率よくサプライヤーから受注を受けられる

WEB受発注システムを導入することで、受発注作業の効率を各段にアップさせることが可能です。これまで電話やFAX・メール・郵送などさまざまなコミュニケーションチャネルを用いて行っていた受注作業は、すべてWEB受発注システム上で1本化できます。これにより、情報の管理が煩雑になったり、作業量が膨大なために発生するヒューマンエラーを防止します。電話による聞き間違いや、サプライヤーからのFAXの手書きの発注書が読みにくいために、誤った内容で受注をしてしまうこともありません。ヒューマンエラーには、リカバリーに多くの時間やコストが発生するだけでなく、企業の信用問題につながる恐れもあり危険です。サプライヤーとの取引が停止になった場合のビジネスへの損害は計り知れません。ヒューマンエラーを削減することで、修正作業や再入力の手間、サプライヤーとのコミュニケーションなど本来不要である作業時間やコストの大幅な防止にもつながります。電話対応や伝票記入に割いていた人員や時間を売上アップにつなげるための別作業に充てることも可能となり、サプライヤーとの受発注作業を効率化するメリットは大きいといえます。

○在庫状況をリアルタイムで反映できる

WEB受発注システムでは、在庫状況が常にリアルタイムで反映されます。他部署とコミュニケーションが取れていなかったり、在庫状況の反映が遅れたために、サプライヤーから注文が入ってから在庫切れが発覚したという自体を防ぐことができます。在庫切れは機会損失につながるほか、1度注文の入ったあと、サプライヤーに在庫切れの連絡を行うなど、本来不要であったはずの作業が発生します。在庫管理が適切にできていないと、サプライヤーからの注文数の減少にもつながりかねません。WEB受発注システムの導入によりリアルタイムで在庫状況を確認することで、在庫の少なくなっている商品を事前に発注したり、納品までの時間を考慮して早めに発注しておくことで在庫切れのリスクを防ぐことが可能となります。

○時間を気にせずいつでも発注が行える

WEB受発注システムの導入は、サプライヤー側にとっても多くのメリットがあります。WEB受発注システムでは、24時間いつでもサプライヤーの都合に合わせて発注が可能です。発注作業が電話やFAXのために営業時間を気にして発注を行ったり、電話がつながらないというストレスを感じる必要がありません。発注作業におけるサプライヤーの満足度を向上させることは、取引量の増加や取引の継続にも影響するため非常に大切です。

○サプライヤーへの効率的な営業が可能

WEB受発注システム上では、キャンペーン情報や大型連休などの休暇情報をシステム上で配信することが可能です。従来のアナログな取引では、サプライヤーごとにメール・電話・FAXなどを使い分けて周知を行う必要がありました。これらは作業が非効率なほか、社内の作業担当者の負担や作業コストが膨らみがちでした。WEB受発注システムでは、周知したいキャンペーンなどの文面を作成後、システム上からワンクリックですべてのサプライヤーに送信することができます。簡単に情報を周知できるだけでなく、サプライヤー側も自らのタイミングで情報が確認できるため、きちんと情報に目を通してもらいやすいというメリットもあります。遠方や取引量の少ないサプライヤーにも効率的に営業活動が行えます。WEB受発注システム上で行った受注データは日々蓄積されるため、営業分析にも活用できて非常に便利です。

○ランニングコストの削減

サプライヤーとのコミュニケーションがアナログの場合、紙代・書類の印刷費用・発送費用・電話の回線費用に加え、電話対応などの人件費も多く発生します。そのほか、電話やコピー機といった複数のハードウェアの維持コストや、書類やハードウェア設置のためのスペースも必要です。これらは、長い目で見ると大きなコストとなりえます。WEB受発注システムを導入し、ペーパーレス化を行うことで削減できるコストは非常に大きいといえるでしょう。膨大な書類をすべてシステム化し、ハードウェアを必要最低限とすることで、オフィススペースの削減や、家賃の安いオフィスへの移転によるコスト削減も期待できます。

◎サプライヤーや自社のニーズに合わせてカスタマイズできる受発注プラス

YTC・PLUSの受発注プラスは、カスタマイズ性に優れたWEB受発注システムです。サプライヤーのニーズや業界の慣習に合わせて、必要な機能だけを搭載することができます。スモールスタートを行い、事業環境の変化やビジネスの成長に応じて、機能を追加することも可能です。わかりやすいUIで操作性にも優れており、WEBの基本操作ができれば誰でも利用可能です。作業担当者のITリテラシーに依存しないため、属人化や業務負担を防ぐことができ、サプライヤーにとっても導入がしやすいWEB受発注システムといえます。

受発注プラスでは、基本機能である受発注管理・商品管理・在庫管理・請求書や納品書の発行に加えて、WEB画面を自社と取引先に必要な項目だけを設定できます。サプライヤーごとの価格設定や商品選定も可能です。お気に入り登録機能を利用すれば、サプライヤーは定期的に発注する商品をより簡単に発注できるようになります。外部システムとの連携にも対応できるため、既存の業務フローへの影響を最小限におさえて業務効率化を実現できます。

「サプライヤーとのコミュニケーションを効率化したいけれど、WEB受発注システムにどのような機能を搭載すればよいか迷っている」という場合は、営業担当者が丁寧にヒアリングを行い、必要な機能を提案いたします。YTC・PLUSでは、システム利用時に講習会も実施しており、従来のアナログな作業からWE受発注システムへの移行が不安な作業担当者でも安心して利用いただけます。日々システムを利用する中での困りごとや、万が一のシステムトラブル時にも相談ができる体制が整っています。

◎まとめ

WEB受発注システムの導入は、受発注作業におけるサプライヤーとのコミュニケーションの効率化を実現します。受発注作業に必要な機能や業務フローは業界によって異なるため、WEB受発注システムは、自社やサプライヤーにあった機能をカスタマイズすることで売上アップにも貢献します。WEB受発注システムに関するご相談は、当社までお気軽にお問い合わせください。