WEB受発注システムは、BtoBにおいて効率的な取引を実現するために大切なツールです。WEB受発注システムによる支払処理の自動化は、ヒューマンエラーの削減やBtoB間の複雑な支払処理をスマートに行うために役立ちます。この記事では、WEB受発注システムにおける支払処理自動化のメリットや導入を成功させるためのポイントをご紹介します。

◎WEB受発注システムにおける支払処理の仕組み

WEB受発注システムを導入すると、受注・発注など取引に関する業務や支払処理を自動化できます。WEB受発注システムにおける支払処理の流れでは、まずユーザーがWEB受発注システムを通して商品を購入登録します。これはBtoBとBtoCでも変わらない動作です。次に、WEB受発注システムによって支払いの自動処理が行われます。WEB受発注システムを導入すると、人の手を加えなくてもシステムが自動的に在庫や納期を確認してくれます。この作業をWEB受発注システムではなく人の手で行っていると、発注や在庫の管理などに膨大な時間がかかってしまいます。契約状況によって支払処理が複雑になるBtoB間の取引では、とくに作業が必要な工程です。

BtoB間での取引は、金額が大きかったり件数が多いため、桁数ミスや入力ミスなどがBtoCでの取引よりも起きやすい傾向にあります。WEB受発注システムで支払処理を自動化すると、受注した商品の在庫や納期などを確認し問題なく処理したのちに、BtoBの複雑で金額の大きい請求書を自動で生成します。受注した商品の在庫確認や請求書発行は、労力が必要でヒューマンエラーが起きやすい業務です。WEB受発注システムによって支払処理を自動化させれば、BtoB間の受発注業務の質が向上するでしょう。

WEB受発注システムでは、受注してから在庫確認や納期の調整、支払期日などの調整をした後に、請求書を発行し支払処理が行われます。手作業で支払処理を行う場合、この一連の処理を逆算して納品できるか、受注して問題のない発注かの判断が迫られます。WEB受発注システムでは、受注から請求書発行までの一連の処理を自動化し一元管理できます。そのため、判断の遅れやミスによるチャンスロス、納期の遅延などBtoB取引にとって望ましくないアクシデントを未然に防げます。

BtoBの複雑な受発注の支払処理を手作業で行っていたり、一元化できないシステムを使用していると、業務が属人化してしまうケースも多くあります。業務の属人化は、従業員や取引先企業の満足度低下だけではなく、重大なミスにもつながりかねません。支払処理を自動化できるWEB受発注システムを導入するなら、ミスが減り業務を効率化できるので、結果的に売上アップが期待できます。

◎BtoBの支払処理をスマート化して売上アップ

単位が大きく複雑な契約形態のBtoBの支払処理を企業別に手作業で行っていると、目先の処理だけで手一杯になりがちです。そのような状況では、売上アップに関わる大切なデータや微細な変化を見逃しかねません。受注や発注を逃すと高額な損失につながるBtoB取引では、正確かつ迅速な処理が必要です。迅速さと正確さを兼ね備えたWEB受発注システムを導入すると、コストカットや営業活動の改善などさまざまなメリットがあります。

○支払処理の一元化によるキャッシュフローの改善

WEB受発注システムを導入するなら、さまざまなチャネルから集約していた支払処理を一元化できます。WEB受発注システム導入による支払処理一元化の大きなメリットは、キャッシュフローの見える化が進むことによる、透明性とセキュリティ環境の向上です。キャッシュフローとは、会社の現金収入の流れをまとめたものを指します。

WEB受発注システムでは、売上収入や仕入れコスト、運用費用などに関して、誰が見ても明確な流れが分かります。そのため収支の強みや弱みをすぐに確認でき、キャッシュフローの改善や最適化につなげられます。WEB受発注システムによって現金収入の流れの透明性を保つことは、黒字倒産という事態を回避するためにも非常に有効です。WEB受発注システムの導入によって財務の健全化を常に意識し、無駄な業務フローを省いて効率のよい経営を行えば、売上アップも期待できるでしょう。

WEB受発注システムでは、売上収入や仕入れコスト、運用費用などに関して、誰が見ても明確な流れが分かります。そのため収支の強みや弱みをすぐに確認でき、キャッシュフローの改善や最適化につなげられます。WEB受発注システムによって現金収入の流れの透明性を保つことは、黒字倒産という事態を回避するためにも非常に有効です。WEB受発注システムの導入によって財務の健全化を常に意識し、無駄な業務フローを省いて効率のよい経営を行えば、売上アップも期待できるでしょう。

○ヒューマンエラーの削減

WEB受発注システム導入による支払処理自動化での大きなメリットのひとつは、ヒューマンエラーの削減です。BtoBの取引の場合、受発注単位が大きく契約形態も企業によって異なるため、手作業での正確な処理には限界があります。しかし、システムによって業務を自動化するなら、複雑な処理でも正確に行いヒューマンエラーによるリスクを軽減できます。またBtoB取引のような複雑な処理ほど、業務の属人化が進んでしまう傾向があります。取引先から急な対応を求められた際に、特定の人がいないと処理ができないような業務フローでは、BtoB取引の大きなチャンスを逃しかねません。

高額で複雑な契約が多いBtoB取引において、業務を属人化させることはセキュリティ面でもリスクがあります。誰が見ても理解できるようなキャッシュフローの見える化を進めるなら、ヒューマンエラーを削減し高いセキュリティを確保できます。WEB受発注システムの導入によって支払処理を自動化するなら、取引先企業からの信頼も得られるため、売上アップにつながります。

○時間短縮と効率化によるコストカット

WEB受発注システムでは、手作業で行うよりも作業にかかる時間を短縮し、人件費などのコストを大幅にカットできます。さまざまなチャネルからの受発注を手作業で行っていると処理は複雑になります。そのため、WEB受発注システムでの管理と比べると、業務に関わる人数が増えてしまいコストに直結しています。契約が複雑で単位が大きいBtoB間の取引になると、その傾向がより高まります。

WEB受発注システムで支払処理を効率化すると、複雑な業務に取られていた人員を営業や広報活動など別の業務に回すことができ、売上アップに貢献します。同じ勤務時間でも、WEB上で一元管理や支払処理ができる作業に労働力を割いているなら、営業のチャンスやデータ分析の時間を奪うことになります。気が付かないうちに、契約や売上アップのチャンスを逃しているかもしれません。WEB受発注システムでは、支払処理含めさまざまな業務を積極的に自動化することにより、無理なくコストカットを進められます。

○データ分析の質を向上させる

WEB受発注システムを導入すると、顧客管理の質が向上し、誰が見ても売上推移や受発注状況を理解できるようになります。そのため、WEB受発注システムで支払処理の一元化や効率化を行うと、キャッシュフローが明確化され、より積極的で適切な営業活動に専念できます。複雑なBtoBの契約形態で、さまざまなチャネルでの受発注を手作業で行っていると、データ管理が複雑になり顧客情報を一覧化するのが難しいかもしれません。しかしWEB受発注システムの導入により支払処理を自動化するなら、データを一覧化して営業活動の強みや弱みを分析しやすくなります。

自社の強みや弱みを定期的に分析することは、売上アップのための対策として非常に大切なサイクルです。WEB受発注システムによる支払処理の一元化でクリアなキャッシュフローとデータ分析を活かし、売上アップをサポートする積極的な営業活動を行いましょう。WEB受発注システムの導入により手作業に割いていた人員を営業活動や分析にあてられるため、売上アップをサポートする体制も整えられます。

◎WEB受発注システム導入を成功させるポイント

WEB受発注システムを導入し、支払処理の自動化を実現させるうえで、まずポイントとなるのが現行の業務手順の見直しです。WEB受発注システム導入前に現行の業務手順を整理し、不要なシステムやハードウェアを精査して導入予定のWEB受発注システムと連携できるか考慮しましょう。導入前に業務手順を整理ができていないと、コストが余計にかかったり運用開始のタイミングが遅れるなど、計画通りに進まない可能性があります。BtoB取引で運用開始が遅延すると、相手先企業に影響を与えるため、コストが増加する可能性もあります。

WEB受発注システム導入前に業務手順の見直しをしっかり行うと、定期的に購入している備品やハードウェアなどの確認も可能です。結果としてオフィススペースの節約や、従業員の労働環境の改善にも役立ちます。WEB受発注システムの導入により支払処理の自動化が実現すると、在庫管理や支払処理のためだけにオフィス出社をする機会を減らすこともできます。WEB受発注システムの導入は、コストカットや自社の体質改善のチャンスと捉えましょう。このように、WEB受発注システムへの切り替えを成功させるには、適切な業務手順の整理を経て、売上アップに貢献できるよう業務手順を整えることが大切です。

WEB受発注システム導入の注意点として、BtoB取引でアナログなシステムを採用している企業への配慮も忘れてはなりません。WEB受発注システムの社外向けのマニュアルなどを整備し、WEB受発注システムの導入と支払処理の自動化が双方のメリットになることを理解してもらう必要があります。WEB受発注システム導入の際には、1度にすべてのシステムを入れ替えるのではなく、影響度が少ない取引から順次移行するという方法も検討できます。自社よりも先にWEB受発注システムを導入している取引先には、いち早くWEB受発注システムを導入したことを周知しましょう。すでに支払処理の自動化に慣れている取引先の時間を大切にでき、安心感を与えられます。WEB受発注システムの導入による支払処理の自動化を実現させ、競合他社よりも一歩先を行く管理体制を構築して売上アップにつなげましょう。

◎まとめ

BtoB間の複雑な取引で、WEB受発注システムによる支払処理の自動化を実現させるなら、キャッシュフローの見える化や業務の効率化が可能です。それによって得られる収支の透明性は、自社の売上アップだけではなく、取引先からの信頼を高めることにもつながります。長期にわたって安定的な契約をBtoB取引で結ぶためにも、WEB受発注システムの導入によって積極的に自動化し、売上アップを目指しましょう。