今やBtoC取引で広く普及しているオンラインショップですが、BtoB取引にもメリットが多く導入が進んでいます。BtoB企業のなかには、電話やFAXでのアナログな受注管理に限界を感じている、競合他社がオンラインショップをはじめて自社でも導入を検討している、という場合も多いのではないでしょうか。この記事では、BtoB取引におけるWEB受発注システムの必要性や、オンラインショップをはじめるメリットについてご紹介します。

 

WEB受発注システムとは、BtoB企業間の受注側・発注側の処理を効率化するシステムを指します。BtoB企業間の取引は未だアナログでの作業が多く、とくにスーパーやレストランなどの飲食業界やヘアケアブランドなどでは、取引先からの発注を電話やFAXで受けていることも少なくありません。しかし、アナログでの受発注作業には、取引先からの手書きの発注書が読みにくく電話やメールで確認する手間が発生する、発注内容を誤認してしまうなどのミスが起こりやすいことが課題とされています。さらに、取引先とのやり取りだけでなく、社内処理においても電話やFAXで受注した内容をイチから自社の基幹システムに手入力するなど、ビジネスの拡大によって取引数や業務量が増えるほど、従業員の疲労や業務の非効率化から致命的なミスにつながる可能性があります。

 

BtoB取引でWEB受発注システムを利用すれば、受注管理・在庫管理・出荷処理・納品書や請求書作成の一連の業務をシステム上で一元化することが可能です。業務効率化や社員の大幅な業務負担軽減につながることから、近年BtoB取引を行う企業でWEB受発注システムの導入が進んでいます。BtoB企業がWEB受発注システムを導入することで得られる業務効率化とコスト削減のメリットには、非常に大きなものがあります。WEB受発注システムを導入すると、作業担当者が社内の基幹システムに大量の受注内容を手入力する必要や、取引先からの電話やメールでの発注完了連絡に対応する必要がなくなります。作業担当者は、取引先から送信された発注内容をシステム上で確認するだけでよく、基幹システムへの再入力も不要となるため、受注処理作業のための早朝出勤や残業による人件費の大幅な削減につながります。さらに、紙媒体で受注処理を行っているBtoB企業の場合、WEB受発注システム導入でペーパーレス化を実現することで、紙代・インク代・通信費・書類管理のためのオフィススペースの削減も可能です。紙媒体では煩雑になりがちな顧客管理や、受注内容・在庫の管理もWEB受発注システムの導入で、シンプルかつ、リアルタイムで状況を確認できます。WEB受発注システム上に日々受注データが蓄積されていくため、在庫や売上の変動を効果的に分析でき、新たなビジネスチャンスの発掘やBtoBビジネスの拡大に貢献します。

 

BtoB取引でWEB受発注システムの需要が高まる理由にはほかにも、オンラインショップ普及の影響があります。近年は、BtoCに加えBtoB取引でもオンラインショップやネット通販の利用が主流となっています。オンラインショップというと、Amazonや楽天市場など、BtoC向けの市場がイメージされやすいですが、実はBtoB向けの市場規模の方がBtoC市場よりも何倍も大きく、BtoB向けのオンラインショップの市場は今後も拡大していくと予想されています。

 

BtoBのオンラインショップ市場が増加している背景には、ITインフラの整備やデバイスの普及があります。また、日本政府が推進を続けてきた働き方改革による長時間労働の改善・残業時間の削減や、DX化も影響しているといえるでしょう。DX化（デジタル・トランスフォーメーション）とは、ITやデジタル技術の活用により、ビジネスモデルや製品を変革し、市場における競争力や売上増加を目指す取り組みのことです。デジタル化の推進や時代の変化によりビジネスモデルが変わったことで、既存の商習慣だけでは対応が難しいことがあります。「競合他社がオンラインショップをはじめた」「取引先から要望があった」という理由でオンラインショップをはじめる企業が増加しています。私たちの生活において、インターネットが欠かせないものとなった現在、BtoB企業がオンラインショップを持っていないと、競合他社に大きな後れを取るだけではなく、ビジネスチャンスや売上の損失ともなりえるのです

 

BtoB取引でオンラインショップを開始する最大のメリットのひとつは、販路の拡大にあります。既存顧客は発注をリピートしてくれているが、既存顧客からの発注処理に追われて新規顧客の獲得まで手が回っていない、という企業にもWEB受発注システムを使ったオンラインショップの開始がおすすめです。オンラインショップをはじめることで、これまで自社名を認知されていなかった他県の企業にもインターネットで自社のオンラインショップを見つけてもらい、取引につなげることができます。オンラインショップ内でのキャンペーンの実施や、販売促進をしたい商品の専用ページを設けて商品を詳しく紹介すれば、顧客の商品理解を深めて購入につなげることも可能となります。さらに、オンラインショップ内で販売促進を行う以外にも、インターネット上に広告を出す、オンラインショップ上で通知機能を設ける、ニュースレター配信と連携して紙媒体のカタログでは実現ができなかった複数チャネルからの集客も実現するなど、オンラインショップをはじめることで販路を大きく拡大することができます。

 

取引先向けにカタログを用意していたり、商品数が多い、商品の入れ替わりが多いという企業は、WEB受発注システムでオンラインショップを作成することで、従業員の作業負担やコストの削減も期待できます。紙媒体でカタログを配布しているBtoB企業の場合、一定期間ごとに作業担当者が基幹システム上で内容の更新を行います。そして、何ページにも渡る冊子をすべて印刷し直し、顧客に郵送したり、手渡しで配布する必要があり、非効率的かつコストがかさむという課題があります。オンラインショップでカタログを掲載すれば、WEB受発注システム上で行った商品内容の変更や入れ替えは、即座にオンラインショップ上に反映されます。作業担当者の業務負担は減り、空いた時間でほかの業務に集中できるようになります。取引先も、オンラインショップで確認した商品を営業時間や発注の締めを心配せずにワンクリックで発注できます。電話がつながらない・急ぎで発注したいがメールやFAXので注文確認の返信が来ないなど、ストレスを感じる必要もなくなり、結果として顧客満足度の向上につながるメリットもあります。

 

BtoB企業がオンラインショップを導入する方法は、一般的に2つあります。Amazonビジネス、アスクルといったBtoBのECモールに出店する、もしくは自社でオンラインショップを作成する方法です。BtoBのECモールに出店する場合、自社でイチからオンラインショップを作成する必要がなく、多くのユーザーにアプローチできるというメリットがあります。一方で、ランニングコストがかかるほか、オンラインショップを自社向けにカスタマイズすることができないため、業界や自社特有の商習慣への対応は難しくなります。また、取引先ごとに機能を追加することも難しいため、利便性が下がるのがデメリットといえます。自社でオンラインショップを作成する場合、自社の既存システムとの連携や、作業担当者に必要な機能を自由に追加することが可能です。イチからオンラインショップを構築するための費用こそかかるものの、自社の業務フローに合わせたWEB受発注システムやオンラインショップを構築できます。業務への影響を最小限におさえて業務効率や売上の拡大を狙うことができます。

 

BtoB企業がWEB受発注システムを導入し、オンラインショップを開始するメリットには非常に大きなものがあります。WEB受発注システムやオンラインショップに必要な機能は、業界や企業によって異なるため、自社にあった機能をカスタマイズしながらWEB受発注システムを構築するのがおすすめです。

 

飲食系の問屋では、数千種類にもおよぶ商品を大量の飲食店に卸しているというケースも多いです。取引先によって商品呼称が異なる、取引先の半分は電話やFAXで行っている、「いつもので」と注文されることも多く受注作業が属人化しやすいなどの課題を抱えている企業も少なくありません。作業担当者は早朝出勤や残業をし、FAXで送信された大量の注文を社内の基幹システムに入力している場合も多く、人件費・FAX用紙のコストが課題となっています。WEB受発注システムを導入し、オンラインショップを開始してネット注文ができるようにすることで、取引先が注文した内容がすべて自社システムに反映されます。そのため、早朝出勤や残業、注文内容の確認や電話応対による作業負担や作業ミスを大幅に軽減できます。カスタマイズ機能を使って「いつもの」商品をWEB受発注システムのリピート機能に追加すれば、顧客は簡単に発注ができるほか、社内の作業担当者の属人化も防ぐことができます。飲食業界独自の食品の原産国・アレルギー情報の表示、発注方法もカスタマイズ機能で対応可能です。

 

理美容業界のディーラーでは、未だFAXや電話で注文を受けている企業も少なくありません。商品名はカタカナやアルファベット表記が多く、聞き間違いや読み間違いによる誤発注、取引先からの手書きのFAXが読みにくいことによる、電話やメールでの確認作業が作業担当者の負担となっています。WEB受発注システムを導入すれば、受発注時の作業負担やミスを大きく削減できます。オンラインショップを開始し商品のカタログを掲載することで、取引先は商品ごとの特徴や詳細を確認し、商品を比較したうえで自分で発注できるようになります。新たな商品が次々と出てきたり、トレンドや商品の入れ替わりが激しいといった業界の特徴にも柔軟に対応可能です。オンラインショップ上で、取引先におすすめしたい商品の特設ページを設けて販促を行ったり、取引先ごとの価格設定を設定できる機能も、WEB受発注システムで利用できる嬉しい機能のひとつです。理美容室はすぐに新たな店舗がオープンし、新規開拓が間に合わないといった悩みにも、オンラインショップとオンライン会議を組み合わせることで、直接店舗に訪問しなくても新規開拓や営業が行えます。

 

当社のWEB受発注+は、カスタマイズ機能の豊富なBtoB向けのWEB受発注システムです。自社の業務フローに合ったWEB受発注システムの開発に加え、オンラインショップの機能も導入可能です。

 

WEB受発注+の特徴は、自由度が高くカスタマイズ機能が豊富なことにあります。WEB受発注システムの標準機能である、受注管理・在庫管理・納品管理・納品書や請求書の出力に加え、会員管理・非公開サイトの設定が行えます。ほかにも、業界や自社の業務フローに合わせて必要な機能を自由に追加することが可能です。オリジナルでWEB受発注システムを構築できるだけでなく、外部連携対応も行っているため、WEB受発注システムの導入による既存業務フローへの影響を最小限に抑えられるほか、これまでの業務フローを変更する必要がなく、作業担当者への負担も削減できます。

 

WEB受発注システムにオンラインショップの機能を搭載して構築すれば、これまでアナログ作業によってコストや作業負担が大きかった業務フローの改善だけでなく、未開拓ができていない多くの新規顧客に1度にアプローチができるようになります。初期費用こそかかるものの、残業代やアナログ作業のために必要だった人員数の削減、販路拡大による売上増加を考慮すると、WEB受発注システムを利用する将来的なメリットは大きいといえるでしょう。既存の受注作業に限界を感じていたり、競合がオンラインショップをはじめて自社でも検討をしはじめたけれど、具体的に何から手をつければよいかわからない、という場合でも、YTCの営業担当が事業内容・現状の課題点やWEB受発注システム導入によって達成したい内容を丁寧にヒアリングし、必要な機能を提案できるほか、事業相談や集客戦略のサポートが可能です。また、WEB受発注＋はUIがわかりやすく、WEBの基本操作ができれば誰でも利用できるため、受発注作業の属人化の防止に貢献します。WEB受発注システムの操作、システムを利用するうえでの不明点やトラブルも専門のサポートチームに相談できるため、WEB受発注システム導入後も安心して業務に集中できるようになります。

 

WEB受発注+では、+ライトプラン、+スタンダードプラン、+エンタープライズプランの3種類をご用意しています。「WEB受発注システムをはじめて導入する」「まずは予算をおさえて最低限の機能からはじめたい」というお客さまには+ライトプランがおすすめです。本格的にWEB受発注システムの導入を検討している場合は、+スタンダードプラン、外部システムに連携した機能を追加したい、自社の業務フローに合った細かな機能を多数実装するなら、+エンタープライズプランが最適です。

 

WEB受発注システムの導入やオンラインショップの開始によって、BtoB事業拡大の可能性は大きく広がります。今後もBtoB取引におけるオンラインショップの市場規模は拡大が見込めるため、参入しない手はないといえるでしょう。YTC・PLUSのWEB受発注+は、自社の業務フローや取引先の特徴に合わせて機能を自由にカスタマイズでき、オリジナルでWEB受発注システムやオンラインショップを構築することが可能です。WEB受発注システムに関するご相談は、お気軽に当社までお問い合わせください。