BtoBの受発注業務は、書類作成や出荷、納品など複数の工程に分かれているのが特徴です。受発注の事務作業に、多くの時間や人員を割いている企業も多いのが現状といえます。 WEB受発注システムは選び方が重要で、自社にあったオリジナルのシステムを導入すれば、業務の効率化が可能です。この記事では、WEB受発注システムのメリットや導入する際の注意点、システムの選び方についてご紹介します。

 

BtoBの受発注業務は、自社に合ったWEB受発注システムを選ぶことで、簡易化が実現できます。細かい工程に分かれているBtoBの事務作業をWEB受発注システムで自動化することで、人為的な作業の軽減につながります。最適なWEB受発注システムを選ぶと、効率化を図ることができ、人件費をおさえられるでしょう。また、異なる業務に時間を割けるようになるため、人材育成の効果も期待できます。発注側は、注文の際にWEB受発注システムの履歴から同じ商品を購入し、配送中の状況を瞬時に確認できます。商品到着後は、請求書と納品書を照らし合わせる必要がありません。WEB受発注システム導入により、受注者側への問い合わせ回数も減少するので、受注者と発注者双方でBtoBの業務を円滑に進められます。お互いの事務作業がスムーズに行われるため、納期までの時間を無理なく短縮できるのも魅力です。

 

このようにWEB受発注システムの選び方次第で、人為的ミスやBtoB間のトラブルを軽減できるのがメリットといえます。BtoBにおいて、受注数や商品価格をエクセルで管理している会社も少なくありません。ところが、手入力によるアナログな作業は、入力ミスが起こりやすい管理方法です。BtoBの受注管理をWEB受発注システムで自動化することで、発注ミスや受注漏れが生じる心配もありません。また、金銭や商品数に関わる作業は企業の経営に関わる大事な業務なので、1度のミスが大きなトラブルに発展する可能性は高くなります。トラブルを早期に解決できればいいですが、問題が長引くと取引先を失うケースもあるでしょう。WEB受発注システムを取り入れて管理を行うことで、ヒューマンエラーやトラブルを未然に防ぐことができます。また、WEB受発注システムによりお金と商品の流れを可視化できるので、BtoB全体の流れが捉えやすくなるでしょう。

 

WEB受発注システムの選び方によっては、受発注の事務作業に加え、BtoBの情報管理を自動で行えるのも大きな強みです。受注から商品の出荷までを自動で行えるので、リアルタイムで在庫数を確認できます。常にWEB受発注システム上で在庫数を把握できるので、余剰在庫や商品の不足が生じることがありません。また、WEB受発注システムにはBtoBの記録が全て記録されているので、注文履歴の確認を迅速に行えます。履歴から購買傾向や売れ筋商品を分析することで、顧客のニーズを捉えられるでしょう。分析結果にもとづいたBtoBの経営戦略を立てられれば、顧客満足度の向上につながります。発注側もWEB受発注システムにある注文数の情報を活用して、サービスを改善を行うことができます。たとえば、複数の店舗を経営している場合、WEB受発注システムで各店舗ごとの発注数比較や分析が可能です。発注数は売上に通じているので、接客や商品の見直しや教育を行うことで、売上改善につなげられます。

 

WEB受発注システムの選び方には、いくつかのポイントがあります。取引先へスムーズに導入するためにも、操作性の良さやサポート体制は大事な点です。既存のシステムとの相性やオリジナルの機能があるか、インボイス対応なのかも選び方を迷う際は確認しておきましょう。

 

〇操作性やサポート体制は万全か

マルチ機能が揃ったオリジナルのWEB受発注システムでも、操作性が悪いと業務の効率化につながらない恐れがあります。取引先を含めてさまざまな年齢や職業の人が操作するため、誰でも使いやすいBtoB向けのWEB受発注システムを導入することは、選び方の大切なポイントです。また、選び方のひとつとしてスマートフォンから操作できる機能があれば、社内以外の場所でも受発注を行えます。

 

サポート体制が整っているシステム制作会社であれば、問題を早急に解決できます。サポート窓口の種類や対応可能時間を確認しておきましょう。自社に代わって、システム会社が取引先への操作説明や問い合わせに対応してくれる場合もあります。選び方のポイントとして、急ぎの際も問い合わせに対応しているシステム会社であれば、夜勤があるような取引先も安心して作業を行えます。取引先を多く抱える企業はWEB受発注システムを取り入れることで、BtoBの業務負担を軽減できるでしょう。

 

〇既存のシステムとの連携や違いはあるか

WEB受発注システムの選び方のひとつとして、既存のシステムを活かせることがあげられます。既存のシステムと連携させれば、より効率的にBtoBの業務を進められ、社内の業務フローを大幅に変更する必要がありません。WEB受発注システムの選び方を間違えると、新たな業務フローへ順応するために多大な時間を要します。その結果、業務効率が悪化し、社内の士気が低下する可能性も考えられます。新たにWEB受発注システムを導入した際、できなくなる業務が生じないかどうかも選び方の重要ポイントです。既存のシステムとの連携を検討する際に、現在のBtoBの業務フローを見直せば、課題や無駄な工程を洗い出すことができます。

 

WEB受発注システムの選び方として、費用対効果の確認は重要といえます。WEB受発注システムを導入する前に、既存の業務フローとの比較を行いましょう。オリジナルシステム導入により、削減できるコストを数値化することが、選び方の指標にもなります。導入の費用と照らし合わせて、費用対効果の最も高いWEB受発注システムを選ぶことが大切です。BtoBの取引回数が多い企業ほど管理や事務作業に時間を取られるので、オリジナルのWEB受発注システムを導入すれば、高い費用対効果が得られます。

 

〇オリジナルの機能を追加できるか

WEB受発注システムが、自社の業界に必要なオリジナル機能が網羅しているかは、選び方のポイントとなります。自社と同業界への導入経験豊富なシステム構築会社であれば、機能についての知見が豊富である可能性が高いです。選び方の指標として飲食店や小売店の場合、会計システムと連携できる機能がWEB受発注システムにあれば、売上や在庫を管理しやすくなります。卸売業であれば、取引先ごとに単価や決済手段を細かく設定できる機能が役立ちます。自社の業務体系に沿ったオリジナルのWEB受発注システムを導入することで、社内の問題点をどれだけ改善できるかに着目するのが選び方で大事な点です。

 

BtoB向けとして、営業に特化した機能を備えたWEB受発注システムがあります。営業担当者やエリアごとの売上価格を、一目で確認して管理できるのが魅力です。営業担当者は自分が担当している顧客だけの情報を見られるので、問い合わせに対して速やかに対応できます。選び方によっては、WEB受発注システム上のデータを用いて、売上分析やレポート作成を行ってくれるオリジナル機能もあり、営業や経営のアドバイスを受けられます。

 

 

〇インボイスに対応しているか

インボイス制度に対応したWEB受発注システムを導入することも、選び方の指標としてあげられます。2023年にスタートしたインボイス制度は、消費税の二重取りを防止する仕入税額控除を行える制度です。インボイス発行事業者として登録した売り手が適格請求書を発行すれば、買い手が仕入税額控除を受けられます。BtoBで適格請求書が発行できない場合、買い手である取引先が税額控除を受けられません。適格請求書は手作業でも作れますが、記載項目が多いので、経理の手間が増えてミスが起こりやすくなるでしょう。そのため、WEB受発注システムの選び方は、通常の請求書ではなく、適格請求書を発行できるものであることが売り手側に求められます。

 

インボイス制度の開始に伴い、WEB受発注システムの導入が新たに必要となる場合、IT導入補助金を受けられます。IT導入補助金のインボイス枠を利用することで、最大350万円の補助金が付与されます。会社の規模によって補助金額は変わりますが、中小企業や小規模事業者の方が補助率が高くなる仕組みです。補助金を上手く活用することで、WEB受発注システム導入のコストをおさえられ、選び方の幅を広げられます。

 

WEB受発注システムを導入する際に、まず考えなければいけないのが導入費用です。基本機能だけを備えたWEB受発注システムは低コストで導入できますが、自社の業務フローに沿っていない可能性が考えられます。一方で自社に沿ったオリジナルシステムを構築すると、機能に見合った費用が発生します。選び方に迷う場合は、まず自社が効率化したい業務や改善したい部分を明確にする必要があります。自社に必要な機能を見極め、問題解決につながるWEB受発注システムを導入することが大切です。システム構築会社によっては、無料トライアルを実施している場合もあるので、試してみるのもよいでしょう。

 

BtoBのWEB受発注システムは取引先にも導入してもらうので、先方にシステムを利用できる環境が整っているかの確認をすることも選び方のポイントです。取引先のインターネット環境を調査して、必要なデバイス類が揃っているかを確認しましょう。WEB受発注システムは機能の選び方によっては、取引先にコストが発生する場合があるので、費用対効果を説明して理解を得られるようにする必要があります。また、FAXや電話での発注しか行えない取引先がある場合、WEB受発注システム自体がマルチチャネルに対応できるかの確認も大切です。取引先に導入してもらえないと、WEB受発注システムの機能を活用しきれません。先方にメリットをしっかり伝え、同意を得た上で導入を検討することが選び方において重要といえます。

 

WEB受発注システムでは、自社だけでなく取引先の情報も扱っているので、十分なセキュリティ対策が整っているかは選び方で注意すべき点です。複数防御を取り入れてるシステムであれば、サイバー攻撃にも対応できます。WEB受発注システムの選び方を間違えると、システムがサイバー攻撃を受け、取引先に多大な影響を与えてしまいます。最悪の場合、取引中止や双方の経営悪化につながるケースもあるため、WEB受発注システムのセキュリティは選ぶ際に確認しましょう。

 

YTC・PLUSの「受発注プラス」では、お客さまの業務フローに沿ったオリジナルのシステムを構築しています。外部機能との連携にも対応しており、POSレジや経理ソフト、在庫管理システムなど既存のサービスを取り入れた、BtoB向けのシステム構築が可能です。

受発注プラスは、受発注業務から管理までを全てオンライン上の非公開サイトで行えます。オンライン決済にも対応しているので、受注側は入金管理がしやすくなり、発注側の利便性も高まります。取引先をグループ化する機能も備えており、商品数や販売価格を細かく設定することが可能です。WEB受発注システムの選び方のポイントとしてあげられる、インボイス制度にも対応しています。

 

サポート体制が充実していることも受発注プラスの特徴です。サポート専門のスタッフが常勤しており、WEB受発注システムの操作説明をはじめ、事業相談やBtoBの経営戦略についてサポートいたします。WEB受発注システム導入後に新たなオリジナル機能を追加したい場合もご相談ください。

 

WEB受発注システムを最大限に活用するためには、システムの選び方が重要です。自社の課題解決ができるオリジナルのWEB受発注システムを導入すれば、業務改善につながり、顧客満足度を高められるでしょう。YTC・PLUSの「受発注プラス」は、多彩なオリジナル機能を提供でき、業務フローに沿ったシステムの選び方をご提案しています。各業界におけるシステム導入経験も豊富ですので、ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。