BtoBの受発注業務は、金額の規模が大きく、取引先によって発注方法も異なるため、業務が多く煩雑になりがちです。BtoBの事業を展開する企業のなかには、アナログの受発注業務に限界を感じている、WEB受発注システムは利用しているが、事業の成長に伴い機能の追加が必要など、オリジナルでのWEB受発注システム構築を検討している経営者も多いのではないでしょうか。この記事では、WEB受発注システムのメリットや、オリジナルで構築する際に導入すべき機能について解説します。

 

WEB受発注システムとは、BtoB企業間で行われる受注側・発注側の処理を管理するシステムです。従来、BtoBの企業活動においては、受注や発注を電話・FAX・メールで行うことが一般的でした。しかし、このようなアナログ作業は、聞き間違いや書き間違い、計算ミスが発生しやすく、取引先が増えるほど注文内容の入力や確認、問い合わせ対応も増えるため、非効率的で作業者にとって負担が大きいことも課題となっていました。BtoB向けのWEB受発注システムを導入することで、これまですべてアナログで行っていた、受注管理・在庫管理・出荷処理、納品書作成・請求書作成等の作業をシステム上で一元化することが可能です。WEB受発注システムの導入は、業務の効率化・業務負担削減につながるため、BtoBビジネスを行う企業で導入が進んでいます。

 

BtoB向けのWEB受発注システムには、フルスクラッチ型・ハーフスクラッチ型・SaaS型と主に3種類あります。フルスクラッチ型とは、既存のシステムを利用せずにイチから自社専用に構築するシステムを指します。イチから作り上げるため、WEB受発注システムの標準機能だけでは補いきれない業界特有の課題をシステム化し、業務の効率化を図ることが可能です。カスタマイズが自由にできるため、自社の業務フローや作業担当者の要望に合わせて操作性や利便性を追及できるのも大きな特徴です。インターネット上で提供されているサービスの利用ではなく、自社システムとして構築するため、急なサービス終了後のシステム移管などを心配する必要はありませんが、イニシャルコストが高く、開発から導入までの期間が長くなりがちであることはデメリットともいえます。イニシャルコストの回収に要する期間や、使用端末、アフターサポートの有無、社員教育、また、WEB受発注システムは自社だけでなく、取引先にも利用してもらう必要があるため、取引先の数や状態も考慮して慎重に導入を検討する必要があります。

 

ハーフスクラッチ型とは、既存システムやAPIを利用しながら、部分的にカスタマイズをして構築するWEB受発注システムのことです。自社システムを活かしながらBtoBの受発注業務に必要な機能を追加できるため、できるだけコストを抑えて業務効率化を図りたい、既に社内で浸透している業務フローをできるだけ崩したくない、という企業に適しています。イチからシステムを開発する訳ではないため、フルスクラッチ型と比較するとコストを抑えられ、早く導入できる可能性がありますが、導入前に既存システムをきちんと見直し、カスタマイズによって必要な機能が揃うかを見極めることが大切です。

 

SaaS型はクラウド型とも呼ばれ、インターネット上で簡易に導入や利用ができるWEB受発注システムです。まずはイニシャルコストを最低限に抑えてWEB受発注システムを導入してみたい、高機能のカスタマイズや高セキュリティ対策よりも今の業務を効率化することが目的、という企業に適しています。SaaS型は、アカウントを作成すればすぐに利用できる場合も多く、取引先にも導入してもらいやすいシステムです。

 

WEB受発注システムを導入する際は、フルスクラッチ型・ハーフスクラッチ型・SaaS型それぞれの特徴を理解したうえで、自社の受発注業務の効率化につながるのはどれか、自社と取引先に負担をかけずに導入・利用ができるかを考慮して選ぶことがポイントです。コストが予算に見合っていることはもちろん、万が一システムにトラブルがあった際にきちんとサポートが受けられるか、トラブルを避けるためのセキュリティ対策はしっかりしているかも合わせて検討することで、WEB受発注システム導入の効果を最大化することができます。

 

WEB受発注システム導入の大きなメリットのひとつは、業務の効率化とコストの削減ができることです。WEB受発注システムを導入することで、これまですべてアナログで行っていた電話・メール・FAXでの受注、在庫確認、納品書や請求書の作成、発送手配といった一連の業務の自動化を実現できます。アナログの受発注作業の場合、取引先からの発注書が手書きで読みにくいために発注数を誤認したり、取引先に確認するという手間がかかるほか、受注内容をほかの社内システムに再入力するなどの作業量の多さから作業ミスにつながる恐れもあります。しかし、WEB受発注システムを導入すれば、作業担当者がシステムに手入力をする作業はほぼ不要となり、業務効率を大幅に向上させることが可能です。発注数を正確に把握できるようになり誤発注が減ると、結果としてコストの削減にもつながります。また、取引先がFAXを送信した後、電話やメールで発注完了の連絡をしてくることもなくなるため、作業担当者は本来の業務に集中できます。WEB受発注システムの利用は、受注窓口の1本化にもなるため、受注管理が煩雑になることなく、作業の見える化にも貢献します。

 

紙媒体で受発注管理を行っているBtoB企業の場合、WEB受発注システムへの変更によりペーパーレス化が可能となり、紙代・インク代・通信費の削減や、書類を保管しているオフィススペースの有効活用につながります。紙媒体の場合は、取引先が増えるほど管理が煩雑になりがちですが、WEB受発注システムに移行することで取引先の発注状況を常時リアルタイムで確認できるようになるため、情報確認を行う作業者の負担を減らすことができます。

 

業務効率化による作業時間の短縮は、営業機会の拡大にも効果的です。紙やExcel単体では、受注内容全体を見通すことは難しいですが、WEB受発注システムの導入により自然と日々の受注データが蓄積され、全体の分析が行いやすくなります。在庫の変動もリアルタイムで確認できるため、仕入れのタイミングを確認したり、売上変動の分析にも役立ちます。効果的な分析を行うことで、取引先のニーズを把握しやすくなり、新たなビジネスチャンスを見いだせるようになるほか、効果的な営業も期待できるといえるでしょう。

 

BtoB向けWEB受発注システムの導入は、発注を行う取引先企業にとっても豊富なメリットがあります。発注者は、受注先の営業時間や発注期限を気にせず、24時間いつでも自社のタイミングで発注を行うことが可能です。発注書を手書きで行う必要がなくなり、記入ミスによる誤発注を防ぐことができるほか、FAXで受注内容を送信した旨を報告する手間も不要となります。WEB受発注システムであれば、注文履歴から過去に注文した商品を選択して発注することも可能です。

 

WEB受発注システムを構築する際は、取引先企業がWEB上からいつでも発注できるオンライン発注や、オンライン決算機能の搭載が必須です。ほかにも、受注を一元管理できる受注管理、取引先ごとに商品や価格を設定できる商品管理や、納品書・請求書・インボイス対応機能を導入することで、BtoB向けの業務効率は格段に向上します。WEB受発注システムで業務を一元化するということは、取引先の機密情報もシステムで管理することを表します。WEB受発注システムを非公開サイト化したり、アクセス制限をかけて機密情報を守ることは、取引先の信用を担保するうえで非常に重要です。また、オリジナルでWEB受発注システムを構築する際は、機能だけでなくUIがわかりやすいかも確認しておく必要があります。画面がわかりやすく、誰でも操作ができる仕様にすることで、作業の属人化を防ぎ、業務効率化につなげることができます。WEB受発注システムに搭載が必要な機能は、業界によってさまざまです。標準機能だけで受発注業務のすべてを網羅するのは難しいため、自社の業務フローに合わせて必要な機能をカスタマイズしたり、オリジナルでWEB受発注システムを構築するとよいでしょう。

 

たとえば、飲食業界の場合、FAXや電話で注文を受けたあと、受注内容をほかの社内システムに入力している企業も多くあります。作業担当者は、大量の注文を処理するために早朝出勤をしたり、取引先からの在庫や納期確認の電話対応を行いながら1日中システム入力を行う必要があり、作業担当者の疲労や処理効率の低下、残業時間が課題となっている企業も少なくありません。WEB受発注システムを導入することで、これら一連の受注業務がすべてシステム上で完結できるようになります。取引先は、システム上でリアルタイムの在庫や納期状況を確認できるため、電話やメールでの確認が不要です。取引先が送信した発注データはそのまま自社システムに反映されるため、受注内容を再入力する手間に加え、手書きのFAXが読みにくいために取引先に確認を行ったり、受注内容の誤認による発注ミスも防ぐことができます。受注データから、そのまま配送依頼データを作ることができる点も便利といえます。作業担当者による納期や在庫状況の回答、受発注作業のための早朝出勤が不要となり、BtoBの受発注作業効率は各段に向上します。

 

飲食業界では、取引先によって商品呼称が異なったり、「いつもので」と注文されることも多いため、受発注対応には知識や経験が必要となり、作業が属人化しやすいのも事実です。WEB受発注システムにリピート機能を追加すれば、取引先は発注画面から簡単に「いつもの」商品を選択して発注できるため、誰でも受注作業が行えるようになります。商品選択画面で、飲食業界で表示が必須となっている食品の原産国やアレルギーの情報や商品画像を登録しておけば、取引先もスムーズに発注作業が行えて便利です。飲食業界独自のバラ・ケース・ボールといった発注方法、販売可能な数、取引先ごとの価格設定も、オリジナルで構築するWEB受発注システムであれば、機能の搭載が可能です。配送エリアによって、自社や委託などの配送方法が異なるという課題には、WEB受発注システム上で取引先が選択できる商品の希望到着日を制御しておき、ルートごとの配送曜日に合わせることで、配送を効率化することができます。

 

製造業やメーカーでは、WEB受発注システムの導入が受発注業務だけでなく、社内の部門間の連携にも大きなメリットをもたらします。製造業やメーカーの多くは、商品に必要な原料や部品を外部から調達後、自社工場で製造し、完成品を工場や倉庫から出荷しています。製造現場である工場ではなく、本社など別の拠点が原料や部品を発注するケースも多く、発注内容の確認に手間がかかったり、リアルタイムで必要なものを発注することが難しいという課題を抱えている企業も少なくありません。さらに、受注処理を行う部門と倉庫が異なる場合、リアルタイムで在庫数が見えにくく、受注後に在庫を引き当てようとしたら欠品していた、というケースもよく耳にします。WEB受発注システムを導入し、工場・本社や店舗・倉庫すべての在庫状況をリアルタイムに表示することで、各部門間での確認工数を削減できるほか、受注後すぐに在庫の引き当てが可能となり、欠品や過剰在庫の心配なく適切な生産が行えるようになります。各拠点で休業日が異なる場合でも、必要な情報はWEB受発注システム上で確認できるため、各作業担当者の作業効率の向上につながります。

 

商品一覧表示の機能を搭載すれば、発注画面に製品仕様や対応機種・品質・商品情報をすべて表示でき、取引先は提供された情報をもとに必要なものを自ら選べるようになります。型番検索を設定すれば、似た製品を混同して処理してしまう心配も不要です。さらに、グループ化機能の使用により、得意先やプロジェクトに応じた価格設定や、製品の選定を行うこともできます。

 

YTC・PLUSの「受発注プラス」は、カスタマイズ制に優れたBtoB向けのWEB受発注システムです。企業の業界や社内ニーズに合わせてオリジナルでWEB受発注システムを構築できるため、自社に必要な機能だけを搭載することができます。

 

「受発注プラス」は自由度が高く、さまざまな機能の追加が可能です。オリジナルでWEB受発注システムを構築するため、オンライン発注・受注管理、商品管理や請求書・インボイス・納品書の出力といった標準機能に加え、会員管理や非公開サイトの設定や、作業担当者の要望に沿った多種多様な機能の追加を実現できます。備え付けの外部機能と連携したシステム構築にも対応しているため、WEB受発注システム導入による既存業務フローへの影響の心配や、WEB受発注システムの標準機能だけを利用し、自社独自の業務フローは別システムで管理するといった手間も不要です。「受発注プラス」は、UIがわかりやすく、WEBの基本操作ができれば誰でも利用可能です。操作性に優れているため、作業担当者のITリテラシーに依存する必要がなくなり、業務効率化だけでなく、脱・属人化や作業担当者の業務負担軽減にもつながり、結果として残業代などのコスト削減を実現できます。

 

「現在のWEB受発注システムに限界を感じているけれど、追加すべき機能を迷っている」という場合は、営業担当が事業内容を丁寧にヒアリングしたうえで、追加機能をご提案することも可能です。ご要望に応じて、事業相談や集客戦略のサポートも行えるため、事業に最適なWEB受発注システムの機能だけを導入できます。営業以外にも、WEB受発注システムの操作内容に関する相談や、IT、サーバーなどのサポート体制も充実しています。日々システムを利用するなかでの困りごとや、トラブルを相談できる体制が整っているため、安心して本来の業務に集中することができます。

 

「受発注プラス」では、ニーズや予算に合わせて3つのプランをご用意しています。＋ライトプランは、「WEB受発注システムの導入がはじめて」「まずは最低限の機能ではじめたい」「予算を抑えてWEB受発注システムを利用したい」という企業におすすめです。本格的なWEB受発注システムの運用を考えている場合は、＋スタンダードプラン、自社独自の業務フローへの対応や、外部システムに連携した機能の追加など、独自機能を多数実装したい企業は、＋エンタープライズプランが適しています。

 

WEB受発注システムの導入は、BtoB向け事業を行う企業の業務効率の向上を実現します。業務フローや受発注処理の方法は業界や事業者によって異なるため、オリジナルでWEB受発注システムを構築し、標準機能のほかに自社にあった機能を搭載するのがおすすめです。YTC・PLUSの「受発注プラス」は、既存の業務フローや外部システムに沿った機能をオリジナルで開発でき、豊富な機能を自由にカスタマイズできるのが特徴です。WEB受発注システムに関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。