BtoBの受発注を処理する際、ヒューマンエラーや業務フローで負担を感じている運営者の声を多く聞きます。受発注システムを一元化して管理することにより、業務フローを格段に減少させることができます。BtoCと比較すると単位の大きい処理が多いため、属人化した管理体制を敷いている場合、1度のミスが致命的な結果を引き起こす可能性もあります。この記事では、BtoBのWEB受発注システムの仕組みやメリットについてご紹介します。

 

BtoBの受発注システム全体を、効率的にミスなく的確に処理をしたいと感じる経営者は多いのではないでしょうか。BtoCの受発注業務と違い、BtoBの場合、受発注の金額、数量ともに桁が異なります。その受発注を従来のアナログな仕組みで管理をしていると、処理効率の低下や従業員の疲弊のみならず、致命的なミスの誘発にもつながります。電話やFAX、書面での注文など取引先企業により発注方法が異なると、管理が煩雑になりコストがかさみます。受発注の分析も時間工数共に大きくかかるため、営業機会ロスも招いてしまう恐れがあります。

 

そのような煩雑な受発注をWEB受発注システムに一元化することにより、業務フローの見直しと脱・属人化、ヒューマンエラーの抑止につながります。BtoCとBtoBの取り違え、発注ミス、営業機会のロスなど、BtoBの受発注を属人的な管理で続けるには常にリスクが多く付きまといます。些細なミスから、取引先企業や担当者名の聞き間違えなど、受発注をするうえであってはならないミスが起こるのが、アナログ中心での受発注管理です。そのようなヒューマンエラーを防ぎ、WEB受発注システムに一元化、もしくは現在自社で使用しているBtoBの受発注システムにWEB受発注システムを取り入れることで、格段に作業効率が向上します。

 

WEB受発注システムによる一元管理で、取引先企業や商材ごとのセグメント、受発注を可視化した分析が可能になります。WEB受発注システムと、アナログの管理や自社システムで管理している場合と比較すると、営業機会や受発注ロスの差は歴然です。BtoBの受発注システムを一元化することにより、受発注内容を簡単に可視化できるため、営業利益の拡充や新たなチャンスを見出せます。また、WEB受発注システムによる定点的なKPI観測により、在庫の調整を予期することや突然の大量発注、または営業不足によるBtoBの大量失注を防げます。同業他社が多数存在する企業であれば、WEB受発注システムを利用したセグメントや分析をタイムリーに行い、ロスを少なくした安定的な運営体制を構築することが事業存続のキーとなってきます。

 

WEB受発注システムの導入により、BtoBの受発注業務は効率化され、アナログのリスクが削減されます。セグメント化によるニーズの把握やインボイス対応の負担軽減など、さまざまなメリットをもたらします。

 

〇オンライン発注と一元管理の実現

内部SEOの効果を高めるコンテンツ対策として、最適なキーワードを選定し、キーワードを適切に配置することで内部SEOの評価向上につながります。Webサイトのテーマやニーズに合致し、競合が少ないキーワードを選定することが内部SEOの効果を高めるポイントです。Googleキーワードプランナーをはじめとするツールも活用し、キーワードや検索ボリュームを調査しながら検索上位表示を狙えるキーワードを選定しましょう。

 

煩雑なアナログ管理からWEB受発注システムへの変更により、BtoBの受発注システムの一元管理を実現させて、管理コストやオフィススペースの削減につながります。常にストックが必要な紙管理や、複雑な式が組まれたExcelでのエラーやファイルの編集権限、フォルダの閲覧権限等無駄な時間をカットし、ストレスフリーな環境でBtoBの受発注業務に専念できます。取引先企業や商材ごとにBtoBの受発注が簡単に可視化できるWEB受発注システムは、ITリテラシーの有無に関わらず、感覚的な操作で管理可能なBtoBに特化したシステムです。操作しやすい視認性やUIがWEB受発注システムの基本なので、BtoB受発注業務の属人化を解消し、BtoBの受発注業務だけではなくその他業務全体のタイムパフォーマンスの向上につながります。

 

WEB受発注システムでは、担当者不在のためBtoBにおける取引先企業の担当者を待たせることや、時間のロスを削減することができます。働き方の多様性も広がってきた今、オフィスに出勤し、その人しかできない管理業務をWEB受発注システムの導入で軽減することが、社内でのスムーズな業務改善にもつながります。何よりフレキシブルに対応できるWEB受発注システムは、BtoBでの取引をするうえで、チャンスロスやミスを最小限に抑えることができるため、取引先企業からの信頼度が高まります。同業他社が多数存在する業種であれば、社内におけるコストカットという意味合いだけではなく、BtoB間でより厚い信頼関係を結ぶことができるWEB受発注システムを導入することは、営業戦略的にも非常に有効な一手になります。

 

〇グループ化によるBtoB受発注の効率アップと機会ロスの軽減

BtoBの受発注システムをWEB受発注システムへ変更にすることにより、同一商品・同一企業、または一定期間等でセグメントが可能になり、受発注業務の分析がより簡単にできるようになります。WEB受発注システムによりセグメントをはっきりさせることで、取引先企業のニーズに先手を打ったより、効果的なBtoBの営業機会を作り出すことが可能です。煩雑なアナログ管理では可視化が難しいBtoBの受発注傾向を把握して、先手を打った戦略が可能になります。

 

WEB受発注システムによる可視化は、紙管理やExcel管理では限界があった全体の受発注を見渡せるという大きな強みがあります。属人化を解消して複数人のチェックが可能となることにより、ひとりでは気づけなかった受発注の傾向や営業利益アップの可能性など、ビジネスチャンスの機会が増えます。ミスに早く気が付ける解消できるなど、WEB受発注システムの導入によるグループ化を活用した属人化からの移行メリットは多数存在します。BtoBにおける受発注業務フローの煩雑さも解消することができるため、WEB受発注システムの導入により、急なジョブローテーションなどにも対応でき、BtoBでの受発注業務における相手先企業への影響を最小限に抑えることも可能です。WEB受発注システムを導入し視認性がアップすることで、より柔軟にチャンスに対応できます。見通しが悪い状況のままの管理業務では、チャンスロスが発生している可能性があるともいえます。

 

〇インボイス対応請求書の属人管理の負担とリスクの軽減

BtoBでの受発注業務で事業者の頭を悩ませているのが、インボイス請求書対応ではないでしょうか。インボイス対応請求書とは適格請求書という別名があり、その名の通り「適格」な税率を明記した請求書の作成・発行が必要です。事業者によっては、WEB受発注システムではなく、アナログ管理と自社で作成した簡易的なファイルで、BtoBのインボイス対応をしている場合もあります。適格請求書には、複数税率の明記と登録番号の記載が必須で、事業者の益税を防ぐために必要な処理になります。BtoBの受発注業務の際に意図しないミスで、取引先企業が益税をうけているケースが発生すると、大きなトラブルにつながる恐れがあります。

 

WEB受発注システムでは、インボイス対応請求書や領収書の出力も可能なため、ヒューマンエラーや問い合わせへの即時回答が難しいBtoBのインボイス対応においてより効率的にミスなく業務を進められます。事業者によってはインボイス制度開始に伴い、余分に人員を割かれている、残業が大きく増えたというケースもあります。税制の仕組み上、インボイス対応には繁忙期があります。BtoB対応のWEB受発注システムを導入すれば、インボイス対策の時間を大きく削減できます。インボイス対応のため、経理担当者の残業時間が平均1.5倍となってしまった報告もあります。月末や年末、確定申告時期など毎度訪れる繁忙期に備え、ミスなくスムーズに対応できるBtoBのWEB受発注システムを導入することは、どの目線から見ても非常に大きなメリットがあります。

 

WEB受発注システムには、フルスクラッチ・ハーフスクラッチ・SaaS型と3種類のパターンがあります。フルスクラッチ型は、イチから自社にWEB受発注システムの構築するシステムです。イチから構築できる分、細部まで自社のニーズに合わせた細かなカスタマイズや、高いセキュリティ環境が実現します。その分、イニシャルコストがほかのハーフスクラッチ型やSaaS型よりもかなり大きくなることがデメリットといえます。自社業務の取引単価等にもよりますが、イニシャルコストの回収にどの程度の期間を要するのか、アフターサポートや社員教育など、さまざまな分野において独自のシステムを維持しなければならないため、慎重に検討する必要があります。受発注内容が複雑な場合や高単価な場合、もしくは秘匿性の高い商材を扱っている場合、フルスクラッチ型のWEB受発注システムがマッチします。

 

ハーフスクラッチ型ですが、自社で元々運用しているシステムやAPIに紐づけしたうえで、WEB受発注システムに移行できるカスタマイズの自由度と手軽さがポイントのシステムです。現行の業務フローをできるだけ崩さずに、BtoB向けにWEB受発注システムを導入してコストダウンや一元管理を実現させたいなど、自社システムを活かしつつ移行や細かなカスタマイズができます。SaaS型（クラウド型）は、イニシャルコストを抑えられるWEB受発注システムです。業務内容や規模によっては、大がかりなWEB受発注システムではなく、簡易的に導入できて簡易的に管理ができるシステムがフィットする事業者が多いです。イチからのシステム構築やイニシャルコストが予算に見合わない、高機能・高セキュリティよりも先ずは導入してみて検討したいなど、WEB受発注システム導入の足掛かりとしてもSaaS型の手軽さは魅力的だといえます。

 

WEB受発注システム導入の際に考えなければならないポイントは、自社の現行システムと比較し、どのような取り入れ方が、BtoBにおける受発注業務の効率化につながるかということです。BtoBの受発注は、取引先企業にも大きく影響するシステムです。いかに自社・取引先企業ともに負担をかけず、容易にWEB受発注システムへの移行がすむか、操作性やリテラシーの有無に関わらず利用できるUIであるかも、WEB受発注システムのサービスを選択する際に考慮する必要があります。業態によってはモバイル端末でのWEB受発注管理になる場合もあるので、モバイル端末対応かどうかも確認したうえで導入を検討しましょう。トラブルが起きた際や不明点が生じた場合のアフターサポートが充実しているかも大きなポイントです。コーディング、マーケティング、システム担当などそれぞれのプロフェッショナルが担当し、フォローするWEB受発注システムを選択することがリスクヘッジにつながります。

 

YTC・PLUSのWEB受発注+は、お客さまの状況やニーズに合わせたフレキシブルなWEB受発注システムを構築できます。アナログ管理や既存のASP型WEB受発注システムの限界を感じ、自社の業務フローに合ったオリジナルシステムの需要が高まっています。WEB受発注+はお客さまに合わせた3つのプランをご用意しております。先ずは最低限の予算で利用を開始したい事業者様向けの+ライトプラン、本格的な運用を視野に入れたWEB受発注システムの実装を考えている事業者様向けの+スタンダードプラン、さらに独自機能を多数実装したい事業者様向けの+エンタープライズプランです。

 

WEB受発注+サポート体制に関しては、操作に関してのサポートから、IT、サーバー、システム担当のエンジニアの配置を実施しており、不安なくBtoBの受発注業務に専念できるサポート体制を敷いています。また、操作やトラブルだけではなく更なる営業利益拡充のために、さらなる機能の追加や集客戦略も提案いたします。肝心の操作性についても非常に優れており、WebサイトやECサイトなど、Webの基本操作ができれば、WEB受発注システムの活用は可能です。

 

WEB受発注+はさまざまな機能と組み合わせることが可能です。たとえば、オリジナルCMS機能を入れることで、ブログを更新するような操作感覚で記事の更新ができます。WEB受発注システムにおいて営業活動や周知のハードルを低くすることは、取引先企業とのエンゲージメントや信頼度の向上につながります。WEB受発注システムで顧客の電子決済が可能なため、余計な振り込み作業などもなくなります。WEB受発注+は導入からアフターサポート、利便性、従業員の管理体制など、さまざまな面で大きな利点があるWEB受発注システム構築をお約束いたします。。

 

WEB受発注システムは、従来のアナログ管理から脱却し業務効率化を実現します。BtoBにおいては、顧客ニーズの複雑化や、税制の改正により、経理業務はより煩雑化しています。WEB受発注システムにより一元管理し、業務フローの見直しや効率化を図ることで、受発注業務のリスクを軽減し、営業機会の拡大につながります。WEB受発注+に関することはお気軽にお問い合わせください。