◎ECサイトにおける保守運用の役割

ECサイトで商品を販売する際、商品の発送時に納品書の発行が必要となります。納品書とは、商品の納品を証明する書類のことです。納品書には、販売した商品の内容や数量、価格、納品書を発行する事業者の詳細などが記載されます。納品書は、発送する商品と合わせて送付することで、取引内容を明確にして記録を残す役割を果たします。商取引上、請求書の作成が必要なことから、納品書兼請求書として発行するECサイトもあります。

納品書の送付により、取引先は受け取った納品物の内容を簡単に把握できるようになります。納品書に商品名や品番、数量といった詳細を記載しておくことで、商品を受け取った取引先が注文内容がすべて揃っているか、数量に間違いはないかなどを簡単に確認することができます。納品書を受発注企業の双方で確認することで、発注内容に関して認識を合わせることができます。万が一の誤発送や配送中の紛失などに早期に対応でき、トラブルを未然に防ぐことにもつながります。納品書には、商品販売元の事業者の連絡先なども記載されているため、返品の際など購入者が問い合わせを行いたい場合にも役立ちます。

納品書には、見積書や注文書で合意した内容が記載されます。その他、発送商品に関する内容だけでなく、納期や取引における決定事項なども明記されます。納品書に記載される内容は、税務や会計において重要な役割を果たすだけでなく、万が一購入者との間に紛争などのトラブルが起きた際にも重要です。

◎ECサイトの納品書に記載すべき項目

ECサイトで納品書を発行する際、国税庁によって記載が推奨されている項目があります。納品書への記載が推奨されている主な項目は、納品書の作成者の氏名または名称・取引年月日・取引内容・取引金額（税込）・納品書の交付を受ける事業者の氏名または名称の5つです。納品書の作成者には、ECサイトを運営する事業者名や、その代表者の氏名を記載します。取引先が、受け取った商品に関して問い合わせを行う際や、万が一、商品に欠陥があり返送が必要となった場合に備えて、問い合わせの可能な電話番号やメールアドレスが必要です。取引年月日には、ECサイト上で注文を受けた受注日、取引先向けに商品を出荷した出荷日の両方を記載しておくのがポイントです。

商品の発送は、出荷後の運送業者の状況や、豪雨や地震などの自然災害の影響を受けて、配送遅延が発生する場合があります。あらかじめ、商品の出荷日を記載しておくことで、配送遅延におけるトラブルを事前に防ぐことができます。取引内容には、ECサイトで購入された商品の金額や、送料を一覧で記載します。サービス手数料などが発生する場合は、それらも合わせて記載しましょう。金額はすべて税込で記載し、商品やサービス、送料はそれぞれ分けて記載するとわかりやすい納品書に仕上がります。

なお、2019年に導入された軽減税率制度の影響を受け、商品によって税率が異なる場合があります。事前に対象項目をきちんと確認し、取引金額の小計は、消費税率8%である軽減税率の対象項目と、10%である非対称項目を個別に記載しましょう。納品書の交付を受ける事業者や個人の氏名欄には、商品購入者の氏名だけでなく配送先の住所も記載します。購入者の住所と商品の発送先は異なる場合もあるため、配送前にきちんと確認しておくことがポイントです。

◎ECサイト運営における納品書作成のポイント

納品書作成には、いくつかの重要なポイントがあります。とくに、BtoB向けECサイト運営においては、軽減税率制度への対応は欠かせません。また、納品書の商品名はわかりやすく簡潔にすることで、取引先企業だけでなくピッキング作業を行う従業員にもメリットがあります。

納品書は、軽減税率制度に対応している必要があります。軽減税率制度とは、通常10%である消費税の税率を一部の対象商品のみ8%とする制度です。2019年10月1日、消費税が8%から10%に引き上げされた際、消費者の負担を緩和することを目的に一部商品の消費税率を8%に据え置きするために導入されました。軽減税率の対象は細かく規定が定められているため、自社が取り扱う商品が軽減税率制度の対象であるかは、あらかじめ丁寧に確認しておく必要があります。現時点では、軽減税率制度の適用時期に関して期限が定められていないため、法改正のない限りは制度が続くこととなります。

また、軽減税率制度導入による複数税率への対応として、2023年5月よりBtoB向けのECサイトではインボイス制度に対応した納品書の発行が必須となりました。インボイス制度に対応した納品書を発行しないと、発注元企業は消費税の仕入税額控除を適用できず、税負担が増えてしまします。また、免除事業者に選定されている場合は取引の停止につながるため、きちんと対応を行いましょう。

納品書は、商品名を簡潔でわかりやすく記載することがポイントです。ECサイトで販売される商品は、SEO対策の観点から商品名が長くなっているケースも少なくありません。しかし、商品名が長すぎると、納品書を確認する取引先にとっては、どの商品かわかりにくくなってしまいます。ECサイトに登録されている商品名をそのまま納品書に記載する場合、商品名がフォーマットに入りきらず途中で切れてしまうこともあり、取引先に雑な印象を与えかねません。

また、多くの商品を取り扱う事業者では、商品の出荷時に納品書を利用してピッキング作業を行っているケースも多く見受けられます。商品名が長すぎるとピッキング作業に時間がかかるほか、商品を取り間違えて誤出荷につながる恐れもあります。商品名を簡潔にし、さらに品番も記載すれば、よりピッキングがしやすくなり作業の効率化やコスト削減にもつながります。

手作業による納品書の作成には、予想以上に時間やコストがかかります。取引量や取り扱い商品数が増えるごとに、作業担当者の負担やコストも増えるほか、軽減税率制度に対応した計算も必要となり、ヒューマンエラーが発生しやすいというリスクもあります。納品書の誤記は、顧客の信頼損失にもつながりかねません。納品書の作成は、システムで自動化することがポイントです。

ECサイト構築プラットフォームのなかには、受注データを利用してシステム上で簡単に納品書を発行できるものも多くあります。軽減税率制度に対応した取引金額の計算を自動で行うことができ、作業担当者は画面上で内容を確認するだけでよいため、ヒューマンエラーの防止につながります。納品書の作成における作業工数やコストも大幅に削減できます。

◎EC-CUBEを用いた納品書の発行手順

純国産EC構築プラットフォームのEC-CUBEは、納品書の出力機能が標準機能として搭載されています。受注作業の過程で入力した顧客情報などにもとづき自動で作成されるため、作業担当者は出力された内容を確認し、作成ボタンをクリックするだけで簡単に納品書の発行が行えます。EC-CUBEを用いた納品書の発行は、プラグインのインストールなども不要です。

EC-CUBEで納品書を発行する際は、まず管理画面の左側のメニューバーから「受注管理」「受注一覧」と進みます。その後、画面上に表示される受注内容の一覧から、納品書を発行したい受注案件を選択します。対象の受注案件の詳細画面に進み、「納品書出力」ボタンをクリックすると、EC-CUBEに登録されている受注内容にもとづいて、注文日・注文番号・商品名・数量・単価・金額（税込）などが自動出力されます。内容を確認し、「作成」をクリックすれば、PDF形式の納品書がダウンロード可能です。

さらに、EC-CUBEで作成する納品書は、カスタマイズも可能です。納品書は、業界や事業者の慣習によって必要な項目や形式が異なります。EC-CUBEでは、納品書のほぼすべての項目をカスタマイズできるため、さまざまな業務形態に対応可能です。たとえば、EC-CUBEのデフォルトの納品書では、お買い上げ明細欄に注文日と受注番号である注文番号が記載されます。これらにカスタマイズを加え、購入時に利用された決済方法や、お届け日、お届け時間帯を追加することも可能です。

純国産プラットフォームであるEC-CUBEは、日本独自の商習慣である配送時間指定に対応しているという特徴がありますが、購入者が指定した配送日や時間帯を納品書に反映することも可能です。EC-CUBEにはポイントやクーポン機能などもあるため、貯まったポイントやクーポンを利用した取引には、注文明細の合計エリアにクーポンコードや割引金額を表示し、より正確な取引情報を記載できます。顧客へのメッセージや備考の追加も可能です。納品書の明細の中身も細かくカスタマイズができるため、商品名だけでなく品番を記載したり、行番号も追加すれば、商品の購入数が多い場合でも、見やすい納品書が作成できます。

ECサイトの運営においては、商品の在庫状況や、商品ごとに発送元の倉庫が異なることなどから、同一注文でも発送が複数にわかれる場合があります。EC-CUBEでは、選択した商品のみ納品書を発行できて便利です。また、事業者名や住所と合わせて、納品書に自社のロゴを挿入することもできます。

◎まとめ