BtoBの取引におけるWEB受発注システムの導入は、業務効率化と売上アップの鍵となります。迅速な対応が可能になり手作業によるミスを減らすことで、顧客満足度が向上するほか、データの一元管理により、経営判断のスピードなど顧客満足度以外の効率面の向上も期待できます。この記事では、WEB受発注システム導入のメリットと導入を成功させるポイントをご紹介します。

 

受発注業務全体を見直してみると、非常に多くの工程が関わる複雑なフローだということがわかります。まず発注側が見積もりを依頼するところから、受発注業務の取引ははじまります。見積もりでは、発注する個数や予算などの選定はもちろんですが、どの企業に発注するか選定するケースもあります。受注側は、発注側の要望を細かく確認し、実際に自社と取引をした場合どれぐらいの納期や予算で要望に応えられるかを発注側に提示します。その後注文を確定し、納品や精算へと進んでいきます。

 

シンプルな工程のように見えるかもしれませんが、金額やロット数の大きいBtoBでの受発注は、ひとつひとつの業務内容が複雑になります。そのため複雑な業務のなかでミスが起きると、さらに別のミスのきっかけとなる場合もあります。手作業によるミスが起きると、BtoB間の受注を逃しかねません。このようなヒューマンエラーを削減し、BtoB間での受注を逃さないためにも従来の複数のアナログ管理からWEB受発注システムへの移行が必要です。業務の効率化を図るWEB受発注システムの導入は、売上アップにもつながります。

 

このように、アパレル業界のホームページは、単なる商品アピールの場ではなく、ブランドの世界観を体験し、その魅力が伝わる作りになっています。訪れるたびに新しい発見があり、ブランドとのつながりがどんどん深まっていく、魅力が詰まったコンテンツにする必要があります。

 

WEB受発注システムとは、受発注の業務フローを効率化するためのオンラインプラットフォームのことを指します。WEB受発注システムを導入することにより、それぞれ手作業で行っていた業務を、一元化して管理をすることができます。WEB受発注システムは、従来の電話とファックスによる受発注方法や紙ベースの管理と比較して、業務のスピードと正確性を大幅に向上させられます。手作業によるアナログな受発注管理と比較すると、WEB受発注システムでの効率化された管理では、ミスの発生率が大幅に減少します。そのため、作業の効率化とそれに伴う売上アップを期待できます。

 

WEB受発注システムの基本的な機能には、自社の商品やサービスを一覧化した商品カタログの表示があります。ユーザーは、欲しいものを商品カタログから選択し、注文フォームから注文可能です。これらはすべてWEB受発注システム内で処理されるため、どの企業がいつ何を注文したのかといったデータが、WEB受発注システムのデータベース上に蓄積されます。そのため、在庫管理もWEB受発注システム内で完結が可能です。WEB受発注システム上での在庫管理はリアルタイムで行われます。別のチャネルから同時に商品の発注があり、どちらか一方の取引先企業にお詫びや納期遅延のお知らせを行う必要もありません。このような機能は、顧客満足度の向上につながり、売上アップが期待できます。WEB受発注システムを導入することにより、チャネル間をまたいだ受発注業務での課題を解消できるのです。売上の伸び悩みやコストカットに関する課題を抱えている企業にとって、必須のシステムであるといえるでしょう。

 

またWEB受発注システムの特徴的な機能として、受発注の自動通知システムがあります。ECサイトで買い物をした後に届く「○○を何点注文いただきました」といった受注を確認できるメールを、自動でユーザーに送信します。手作業でメールや電話をして、担当者に受注した旨や納期を伝えるなどのアナログな手間は必要ありません。効率化された連絡方法によって、ユーザーにも安心感を与えられるのが、WEB受発注システムの大きな特徴です。このように、ヒューマンエラーの削減や在庫管理など、BtoB間の取引における課題は、WEB受発注システムの導入による効率化によって解決することができます。

 

WEB受発注システムの導入によって業務効率化をするメリットを参考にするなら、自社に導入する際のイメージが湧きやすいかもしれません。自社の受発注業務の管理方法とWEB受発注システムでの管理方法を比較しましょう。自社に取り入れる際のメリットを具体的にイメージし、どのような点が売上アップや効率化につながるのか確認することが大切です。

 

〇取引管理の一元化によるヒューマンエラーの削減

WEB受発注システムでは、受発注や在庫管理、請求、顧客管理、集計、分析など受発注業務に関わるすべてのフローをWEB受発注システム内で一元管理できます。このような効率化によって、在庫管理などを手作業で行うよりも、納期遅れや欠品を気付きやすくなります。また一目見て理解できる仕組みになっているため、業務の属人化を防ぐことも可能です。

 

BtoBでの取引は単位が大きいものが多いため、在庫管理がきちんとできていないと受注に対応できず、チャンスを逃してしまうという事態も発生しかねません。また、さまざまなチャネルをまたいだ受発注で、少しのタイムラグにより在庫がないものを誤った納期で受け付けてしまう場合もあります。発注先に迷惑をかける事態に発展してしまうこともあるでしょう。このようなヒューマンエラーを削減し、チャンスロスを防げるのがWEB受発注システムでの効率化による大きなメリットです。

 

〇業務フローの改善で売上アップとコストカットの両立

複数のツールを使用した業務フローでは、受発注管理の複雑化が起きてしまい、一元管理ができません。そのため、WEB受発注システムを導入していれば発生しないアナログな確認作業、ファイルの更新や共有などの業務が日々発生してしまいます。このような業務は、人件費や資材などの目に見えないコストにつながります。WEB受発注システムの導入で受発注業務を一元化するなら、業務整理が進んでコストカットや業務の効率化が叶います。BtoB間の取引での売上アップを目指すには、WEB受発注システムのような効率化できるツールを導入し、目に見えない部分のコストカットを徹底して行うことが必要です。

 

複数のチャネルから受注するなかで、受付簿や発送日時管理、受発注履歴など、さまざまなファイルを用いていると、業務に慣れた社員でもミスにつながるような管理体制となってしまいます。WEB受発注システムを導入するなら、ファイル間をまたぐ余分なチェックやアナログなダブルチェック体制などが不要になります。作業が効率化されるため、結果的に、売上アップのサポートができるのです。

 

〇WEB受発注システムによるリスクマネジメント

複数のツールを利用して受発注業務を管理していると、自然災害やその他アクシデントが起こって担当者の出社が難しい場合、完全に受発注業務が停止してしまう恐れがあります。そのような事態を発生させないリスクマネジメントの観点からも、WEB受発注システムへの移行はBtoB受発注業務において重要な役割を果たします。WEB受発注システムは、WEB上のプラットフォームでの一元管理が可能です。そのため、WEB受発注システムにアクセスできる環境さえ整っていれば、在宅勤務であってもWEB受発注システム内で通常通りに対応することができます。

 

アクシデントが起こっていない地域の企業では通常通りのフローで業務を行う必要があるため、発注先が機能しないという事態は致命的です。BtoB間での取引の場合、このような機会をきっかけに競合他社に発注を取られてしまうというリスクもあります。従業員の安全確保の面でも、安定し効率化された受発注業務を提供するうえでも、WEB受発注システムの導入はリスクマネジメントに最適です。

 

〇WEB受発注システム導入での時間短縮による顧客満足度向上

WEB受発注システムの導入によって、受注から納品までの時間を短縮できるため、顧客満足度の向上が見込めます。発注してから納品までの時間が短いと、急な発注にも対応できる効率化された企業というイメージがつき、BtoB受発注取引でのリピート率の改善につながります。反対に、別チャネルでの受注のバッティングなどによって納期の修正が必要となる場合、取引先企業に多大な迷惑が掛かり、競合他社への乗り換えの検討材料となってしまいます。

 

WEB受発注システムは、在庫管理や確認業務の効率化によって、受注から納品までの時間短縮を実現でき、売上アップにつながります。受発注業務は効率化が進めば進むほど、受注から納品までの時間短縮につながり、顧客満足度やリピート率の向上を期待できます。BtoB間の取引において売上アップを見据えるのであれば、WEB受発注システムを導入し、受注から納品までの時間短縮と業務フローの効率化で顧客満足度の向上を目指しましょう。

 

業務効率化や顧客満足度向上など、さまざまなメリットがあるWEB受発注システムですが、よりスムーズに移行を成功させるために、いくつかのポイントがあります。まずBtoB取引における受発注業務では、相手先の状況を重視しなければなりません。突然移行するのではなく、しっかりと移行のスケジュールを取引先企業に伝えたうえで、安心して受注できるようなマニュアルを作成するなど、細やかな気遣いが必要です。手作業で受発注業務をしている取引先も問題なく対応できるようにフォローしましょう。

 

また、WEB受発注業務移行前に自社の業務フローを整理し、不要な業務と新たに必要になる業務やツールを押さえておく必要があります。いざWEB受発注システムの切り替えをしようとしたときに、課題が出てくるような状況にならないよう注意が必要です。自社の今までの業務フローと新たに必要な業務フローとをしっかりと検討し、取引先にデメリットがないWEB受発注システムの運用開始を目指しましょう。

 

WEB受発注システム運用開始前に、従業員のOJTをしっかりと行うことも、WEB受発注システム導入を成功させるポイントです。WEB受発注システムのテスト運用とフィードバックを繰り返し行いましょう。WEB受発注システム運用開始当日までに課題の洗い出しを行い、スムーズな運用開始と効率化ができるように準備をすることが必要です。さらに重要なポイントは、どのWEB受発注システムを導入するかという選定です。既存のCRMや管理機能との同期が可能か、システムのサポートは十分に受けられるかなどをよく検討したうえで、移行するWEB受発注システムを決定しましょう。

 

 

WEB受発注システムの導入による業務効率化は、BtoB間での取引において売上アップにつなげるために欠かせない要素です。効率化と自動化されたWEB受発注システムは、BtoB間での取引において顧客満足度を向上させ、リピート率の改善にもつながります。早期に導入することにより競合他社との差別化を図ることができます。業務フローの見直しとともにWEB受発注システムの導入を検討する際は、お気軽に当社へご相談ください。